In questa pagina è possibile trovare un fac simile anagrafe condominiale da utilizzare come esempio.
Indice
Come Funziona l’Anagrafe Condominiale
L’anagrafe condominiale, introdotta con la riforma del 2012, è il registro che consente all’amministratore di avere una fotografia aggiornata di proprietari, titolari di diritti di godimento e caratteristiche tecniche delle unità immobiliari. L’articolo 1130, n. 6, del codice civile impone all’amministratore di istituire e tenere il registro, nel quale devono essere annotate le generalità dei proprietari, degli usufruttuari, dei conduttori e di chiunque occupi le unità, insieme ai dati catastali e ad altre informazioni utili alla ripartizione delle spese e alle convocazioni assembleari. A fronte di questo dovere, la stessa norma pone un onere preciso a carico dei condomini: comunicare all’amministratore, in forma scritta, qualsiasi variazione riguardante l’occupazione o la titolarità dell’unità entro sessanta giorni dall’evento.
Questa scansione temporale di sessanta giorni è l’unico termine legale: non esiste un obbligo di aggiornamento annuale. L’anagrafe è soggetta a aggiornamenti continui: ogni volta che un mutamento interviene, il condomino deve informare l’amministratore, e l’amministratore deve trascriverlo. In assenza di comunicazione entro il termine, l’amministratore potrà diffidare il condomino; la persistenza dell’inerzia costituirà irregolarità che l’assemblea potrà valutare e, nei casi estremi, fonte di responsabilità risarcitoria se l’omissione ha causato costi o sanzioni.
Dal punto di vista formale la legge non impone moduli standard, ma la prassi affida la comunicazione a mezzi che diano certezza di data e ricezione, come posta elettronica certificata o raccomandata. Nella comunicazione il condomino riporta i dati anagrafici e fiscali del nuovo soggetto, il domicilio per le notifiche, gli estremi catastali, la data di decorrenza; se l’unità è concessa in locazione, allega gli estremi del contratto registrato. La trasparenza su questi elementi è essenziale per ripartire correttamente le spese e per convocare legittimamente le assemblee: la giurisprudenza di Cassazione ha chiarito che il condomino non può invocare nullità di una delibera o di un decreto ingiuntivo se non prova di aver comunicato tempestivamente il suo nuovo indirizzo o la variazione di titolarità.
Oltre ai dati personali, l’anagrafe include informazioni tecniche: estremi del certificato di prevenzione incendi, dichiarazioni di conformità degli impianti comuni, numero di matricola dell’ascensore, polizza globale fabbricati. Questi elementi contribuiscono a un sistema di manutenzione programmata e fungono da strumento di prova dell’adempimento degli obblighi antinfortunistici. Se il registro resta incompleto, l’amministratore rischia la revoca per grave irregolarità e il condominio si espone a responsabilità verso terzi.
Il trattamento dei dati avviene nel solco del Regolamento UE 2016/679. L’amministratore, titolare del trattamento, deve raccogliere solo i dati pertinenti, conservarli con misure di sicurezza adeguate, evitare diffusioni indebite. I numeri di telefono o gli indirizzi e‑mail possono essere registrati perché funzionali alla gestione, ma non sono pubblicabili su bacheche o siti condominiali senza consenso esplicito. In caso di violazione, il Garante può irrogare sanzioni pecuniarie e il singolo interessato può agire per il risarcimento del danno.
Quando un’unità viene venduta, la comunicazione dell’avvenuto trasferimento, corredata di liberatoria sulle spese, consente all’amministratore di aggiornare il registro e intestare le future rate all’acquirente, evitando che il venditore continui a ricevere avvisi o che il nuovo proprietario resti ignaro di responsabilità solidali. Nei rogiti immobiliari la prassi notarile richiede sempre più spesso copia protocollo della comunicazione all’amministratore proprio per eliminare incertezze.
L’anagrafe diventa cruciale anche per le assemblee in videoconferenza, dove l’amministratore deve inviare link e credenziali elettroniche. Se l’indirizzo e‑mail mancante è dipeso da omissione del condomino, l’assemblea resterà valida: la giurisprudenza considera sufficiente l’invio all’ultimo recapito comunicato per iscritto.
Sul piano digitale molte gestioni utilizzano piattaforme cloud che ospitano il registro. L’amministratore risponde della scelta del fornitore e deve assicurarsi che i server siano situati in UE, che la cifratura dei dati sia robusta e che gli accessi siano tracciati. In caso di data breach, l’articolo 33 GDPR impone la notifica al Garante entro settantadue ore.
Il passaggio di consegne tra amministratori è un altro momento sensibile. Quello uscente deve trasferire integralmente l’anagrafe, comprese eventuali copie elettroniche e credenziali; il rifiuto integra motivo di revoca giudiziale. Nei condomini che affrontano interventi agevolati, come il Superbonus, l’anagrafe fornisce la base per la distribuzione delle deleghe e la gestione dei crediti fiscali: senza dati aggiornati l’amministratore fatica a predisporre le asseverazioni e le comunicazioni ENEA, rischiando la decadenza dell’agevolazione.
L’anagrafe condominiale, dunque, è un archivio vivo: recepisce ogni variazione entro sessanta giorni, garantisce la regolarità delle convocazioni e delle ripartizioni, governa le assemblee telematiche, sostiene le pratiche edilizie e tutela la privacy. Trascurarla espone il condominio a inefficienze, contenziosi e sanzioni; curarla significa dotarsi di uno strumento di governance che preserva il valore patrimoniale degli immobili e la sicurezza giuridica dei rapporti interni.
Esempio di Anagrafe Condominiale
Nome condominio: ______________________________________
Di seguito comunico i dati richiesti per l’anagrafe condominiale prevista dalla Legge 220/12.
Dati anagrafici Titolare: 1
Cognome e nome___________________________________________ nato il _________________
A __________________________ (____) residente a ____________________________________
In via _________________________________ n. _____ cod fisc__________________________
In qualità di : O proprietario , O comproprietario, O usufruttuario, O nudo proprietario, O altro.
Dati contitolare: 2
Cognome e nome___________________________________________ nato il _________________
A __________________________ (____) residente a ____________________________________
In via _________________________________ n. _____ cod fisc__________________________
In qualità di : O proprietario , O comproprietario, O usufruttuario, O nudo proprietario, O altro.
Dati contitolare: 3
Cognome e nome___________________________________________ nato il _________________
A __________________________ (____) residente a ____________________________________
In via _________________________________ n. _____ cod fisc__________________________
In qualità di : O proprietario , O comproprietario, O usufruttuario, O nudo proprietario, O altro.
Riferimento comunicazioni : recapito telefonico ___________________________________
E-mail o PEC valida ___________________________________________________________
(voglio che comunicazioni e bilanci vengano trasmessi esclusivamente via MAIL ) O SI O NO
DATI CATASTALI:
Unità immobiliare identificata catastalmente nel Comune di __________(___) al
Foglio ______ Mappale________ sub ______ piano ________
O abitazione O cantina O ufficio O box O posto auto O locale O negozio
Unità immobiliare identificata catastalmente nel Comune di __________(___) al
Foglio ______ Mappale________ sub ______ piano ________
O abitazione O cantina O ufficio O box O posto auto O locale O negozio
DATI RELATIVI AL CONTRATTO DI LOCAZIONE / COMODATO (qualora esistente):
L’unità immobiliare principale è stata concessa in locazione / comodato a:
COGNOME E NOME _______________________________________________________________
CODICE FISCALE ___________________________________ tel____________________________
DATI DELLE CONDIZIONI DI SICUREZZA DELL’UNITA’IMMOBILIARE:
Mi risulta che l’unità immobiliare e gli impianti in essa ubicati siano a norma, nel rispetto delle leggi vigenti e conformi alla normativa di sicurezza in vigore. (oppure) segnalo le seguenti circostanze:
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
Ulteriori dichiarazioni; sono consapevole:
che l’art. 1130 c.c. impone ad ogni condomino di comunicare per iscritto ogni mutamento dei dati sopra riportati entro 60 gg dall’avvenuta variazione e che in difetto di comunicazione l’amministratore li acquisisce addebitandomene ogni costo;
che a norma dell’art. 1122 c.c. il condomino che esegua opere che comportino modifica delle proprietà individuali o delle parti destinate all’uso comune deve informare preventivamente l’amministratore, che ne riferirà alla prima assemblea utile.
Autorizzo il trattamento dei miei dati personali ai sensi degli artt. 1314 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018, dichiarando di aver ricevuto e compreso l’informativa resa dal titolare.
Allegati (l’invio dei documenti di proprietà e delle visure non è obbligatorio):
Documento di identità allegato O SI O NO
Data ___________________
firma del dichiarante
Fac Simile Anagrafe Condominiale
Di seguito è possibile trovare il fac simile anagrafe condominiale in formato Word da scaricare. Il documento può poi essere aperto e modificato inserendo i dati mancanti.
