In questa pagina è possibile trovare un fac simile richiesta dei documenti giustificativi di spese condominiali da utilizzare come esempio.
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Richiesta dei Documenti Giustificativi di Spese Condominiali
Richiedere i documenti giustificativi delle spese condominiali è l’espressione più tangibile del diritto di controllo che la legge riconosce a ogni proprietario. L’articolo 1130-bis del Codice civile, introdotto dalla riforma del 2012, sancisce che il rendiconto annuale debba essere accompagnato dalla documentazione di spesa e che ciascun condomino possa prenderne visione in qualsiasi momento, ottenendone copia a proprie spese. Ne deriva un regime di trasparenza permanente: l’amministratore è tenuto a custodire fatture, ricevute, parcelle, contratti e bonifici, trasformando di fatto il proprio studio in un archivio sempre accessibile ai partecipanti alla comunione.
Quando il proprietario decide di esercitare questo diritto non sono richieste formule sacramentali; tuttavia, la prassi suggerisce un approccio che tuteli entrambe le parti, scegliendo modalità di comunicazione tracciabili come la PEC o la raccomandata con avviso di ricevimento. È opportuno indicare con precisione le movimentazioni o l’esercizio gestionale di interesse, specificando se si preferisce una consultazione in sede, l’invio digitale oppure la consegna di copie cartacee. Non esiste nel Codice un termine fisso entro cui l’amministratore debba adempiere, ma la giurisprudenza reputa ragionevole un intervallo di dieci-quindici giorni lavorativi; si tratta di un riferimento orientativo, non di un obbligo tassativo, da modulare in base all’ampiezza della documentazione richiesta e alle esigenze organizzative dello studio.
La legge distingue chiaramente fra il diritto di visione, che è sempre gratuito, e l’ottenimento di copie, che comporta il rimborso delle sole spese vive di riproduzione. L’amministratore non può applicare sovrapprezzi professionali quando si limiti a fotocopiare o inviare file già presenti nei propri archivi; il rimborso deve riflettere il costo effettivamente sostenuto per carta, toner o scansione. Se la documentazione è già in formato digitale, la regola di buona fede impone che l’invio elettronico avvenga senza oneri, salvo la necessità di elaborazioni aggiuntive richieste dal condomino.
Dal punto di vista temporale, la legge non pone limiti all’orizzonte di controllo: la richiesta può abbracciare qualunque periodo, finché i documenti esistono e sono conservati. Occorre tuttavia distinguere fra gli obblighi di conservazione e i termini di prescrizione dei crediti. Le banche e gli amministratori che operano come imprese devono tenere gli estratti e la contabilità per dieci anni, arco che coincide con la prescrizione ordinaria dei crediti straordinari. Le spese ordinarie, invece, si prescrivono in cinque anni; ciò non impedisce di consultare documenti più datati, ma va tenuto presente quando si intendano far valere pretese economiche basate su quei giustificativi. In ogni caso l’amministratore non può rifiutare la consultazione adducendo la decorrenza del quinquennio, poiché il diritto di verifica ha finalità che travalicano la mera esigibilità dei singoli crediti.
Il quadro di trasparenza deve convivere con la tutela dei dati personali. I giustificativi possono contenere informazioni sensibili – coordinate bancarie, codici fiscali, dettagli retributivi – relative a terzi estranei alla compagine condominiale. Il regolamento europeo sulla protezione dei dati impone che vengano mostrati solo i dati necessari allo scopo di controllo: l’amministratore dovrà quindi oscurare elementi superflui, senza però privare il condomino delle informazioni indispensabili per comprendere l’importo, la causale e l’identità del fornitore o del professionista pagato.
Quando l’amministratore ignora o respinge la richiesta senza fornire motivazioni serie, la sua condotta rientra fra le gravi irregolarità previste dall’articolo 1129, dodicesimo comma, e può condurre alla revoca giudiziale, azionabile anche da un solo condomino. L’omissione, inoltre, costituisce inadempimento al mandato e può tradursi in responsabilità patrimoniale per le spese di lite sostenute dal proprietario che si sia visto costretto a ricorrere al tribunale. Prima di intraprendere la via giudiziaria è prassi inviare una seconda diffida, ricordando l’obbligo di legge e fissando un ultimo termine; se questo scade infruttuosamente, l’azione di revoca diventa non solo lecita ma spesso efficace, come attestano le decisioni di merito e di legittimità degli ultimi anni.
L’accesso ai giustificativi si rivela cruciale anche quando si voglia contestare il rendiconto o altre delibere di spesa. Il termine di trenta giorni per impugnare la delibera, stabilito dall’articolo 1137, resta perentorio; nondimeno, i giudici possono valutare la mancata consegna della documentazione come circostanza influente nel giudizio di validità, specie se il vizio del rendiconto era di fatto occultato dall’inadempienza dell’amministratore. La giurisprudenza recente considera il diniego di trasparenza un indizio di violazione del principio di buona fede, capace di incidere sulla legittimità stessa della delibera, pur senza sospendere in senso tecnico il decorrere del termine per l’impugnazione.
L’evoluzione digitale, con la diffusione di portali gestionali che consentono di scaricare in tempo reale fatture e ricevute, ha semplificato l’esercizio del diritto di controllo. Tuttavia, la presenza di piattaforme on-line non esaurisce l’obbligo di collaborazione: l’amministratore deve comunque mettere la documentazione a disposizione su supporto fisico qualora il singolo proprietario non sia in grado di utilizzare sistemi informatici. La trasparenza resta dunque un valore da garantire in modo inclusivo, adattando le modalità di consegna alle esigenze del richiedente.
Esempio di Richiesta dei Documenti Giustificativi di Spese Condominiali
Di seguito è possibile trovare un esempio di richiesta dei documenti giustificativi di spese condominiali.
Oggetto: richiesta all’amministratore per visionare i documenti giustificativi
Il /i sottoscritto/i Sigg. ____________________ condomino/i dello stabile in oggetto da Lei amministrato, la invitano a voler indicare il luogo, giorno e le ore in cui sarà possibile prendere visione dei documenti giustificativi delle spese sostenute ed elencate nel rendiconto sulla cui approvazione l’assemblea è chiamata a deliberare nell’adunanza convocata per il giorno ________.
L’esame dei documenti giustificativi delle spese costituisce un diritto inderogabile del condomino, presupposto essenziale per l’assunzione di una valida delibera di approvazione del bilancio condominiale.
In attesa di un Suo immediato riscontro, anche telefonico, inviamo distinti saluti.
Firma/e
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Modello Richiesta dei Documenti Giustificativi di Spese Condominiali
Di seguito è possibile trovare il fac simile richiesta dei documenti giustificativi di spese condominiali in formato Word da scaricare. Il documento può poi essere aperto e modificato inserendo i dati mancanti.
