L’anagrafe condominiale è un registro che contiene al suo interno i dati maggiormente significativi dei condomini e degli appartamenti dello stabile, esso è tenuto, curato e aggiornato dall’amministratore di condominio. A questo fine, lo stesso, dispone di ampi poteri avendo facoltà di chiedere informazioni sia ai proprietari delle singole unità abitative sia agli inquilini in affitto. Tutte le informazioni contenute nell’anagrafe condominiale sono accessibili e consultabili da tutti i condomini ma non anche dai terzi salvo che si tratti di autorità amministrative come Agenzia delle Entrate, Enti pubblici o Comuni che, nell’ambito delle rispettive competenze, possono richiederne l’accesso. In questo articolo, dunque, andiamo a vedere più nel dettaglio in cosa consiste e come funziona l’anagrafe condominiale, quali sono i dati in esso contenuti e quali sono i poteri dell’amministratore condominiale.
Prima di addentrarci più nello specifico e vedere i dati che tale registro deve contenere, il diritto di accesso agli stessi, la privacy dei condomini e gli oneri documentali, è bene partire col rispondere alla seguente domanda: cos’è esattamente l’anagrafe condominiale e com’è disciplinata? Risulta essere il codice civile che contiene la norma di riferimento, in particolare nel Libro Terzo – Della proprietà Titolo VII, Capo II – Del condominio negli edifici, all’art. 1130 c.c.. Nonostante si tratti di una disciplina piuttosto sintetica e scarna l’articolo citato, rubricato Attribuzioni dell’amministratore, è composto da un unico comma dove sono elencate tutte le attribuzioni dell’amministratore. Più nello specifico sono dieci punti che stabiliscono che spetta all’amministratore condominiale: convocare l’assemblea, eseguire le deliberazioni per l’approvazione del rendiconto, disciplinare l’uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell’interesse comune, riscuotere i contributi, eseguire gli adempimenti fiscali e, tra le altre cose, al punto 6 del citato articolo, curare la tenuta del registro dell’anagrafe condominiale. Questo punto, in particolare, chiarisce alcuni importanti aspetti relativi all’anagrafe condominiale poiché stabilisce che lo stesso deve contenere le generalità dei proprietari, dei titolari di diritti reali e dei diritti personali di godimento, con specifica indicazione del codice fiscale e della residenza o domicilio degli stessi. E’ stabilito anche un obbligo per tutti i condomini poiché gli stessi dovranno comunicare entro sessanta giorni in forma scritta ogni variazione dei dati suddetti. Diversamente, in caso di inerzia o mancata comunicazione l’amministratore può richiedere, tramite lettera raccomandata, le informazioni necessaria per la tenuta e l’aggiornamento del registro. Se trascorrono trenta giorni senza che lo stesso riceva risposta l’amministratore può acquisire le informazioni necessarie addebitandone il costo ai responsabili. Normalmente, per consolidata prassi condominiale, l’amministratore trasmette ad ogni singolo condomino una scheda, tramite modello precompilato, nella quale vengono richiesti i dati necessari. Attraverso l’acquisizione di queste schede l’amministratore condominiale può svolgere le proprie attività in maniera più celere, si pensi alle varie comunicazioni relative la convocazione delle assemblee o qualsiasi altro avviso. Se è pur vero che l’amministratore è tenuto alla tenuta e all’aggiornamento del registro, è bene sottolineare come lo stesso non svolge nessuna attività di controllo o indagine relativo alla veridicità dei dati ottenuti né ha il dovere di comunicare gli stessi con le autorità. Infatti, i condomini, posso anche autocertificare i dati da trasmettere senza l’obbligo di produrre documenti o certificati che attestano la veridicità degli stessi.
Adesso vediamo, più nel dettaglio, quali sono i dati che deve contenere l’anagrafe condominiale. L’amministratore è tenuto a raccogliere le seguenti informazioni: le generalità di chi vive nell’appartamento ricordando che quest’ultimo può essere il proprietario dell’immobile ma anche l’affittuario o il titolare di un diritto reale di godimento, l’usufruttuario o il comodatario. Altre informazioni che vanno comunicate all’amministratore di condominio sono i dati catastali dell’appartamento, per cui sezione urbana, foglio, comune, particella e subalterno. Infine è bene comunicare ogni dato che riguarda le condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio (scale, ascensore, cortile esterno ecc.). Come detto sopra ogni variazione che riguarda questi dati appena citati deve essere comunicata in forma scritta entro sessanta giorni, diversamente l’amministratore può inviare una raccomandata per sollecitare la trasmissione degli stessi. Decorsi trenta giorni dalla ricezione della stessa l’amministratore può acquisire le informazioni necessarie potendo incaricare, per fare un esempio, un visurista per ottenere le informazioni catastali dell’appartamento, addebitando il relativo costo ai condomini inadempienti.
In precedenza abbiamo accennato al fatto che ogni condomino, a differenza dei terzi, salvo Comuni o autorità amministrative legittimate nel rispettivo ambito di competenza, ha il diritto di visionare l’anagrafe. E’ altresì previsto che l’amministratore che impedisca l’accesso a tale documento può essere revocato per giusta causa e, di conseguenza, il condomine interessato può presentare ricorso in via d’urgenza al Tribunale per chiedere l’esibizione immediata del registro. L’art 1129 del codice civile, intitolato Nomina, revoca ed obblighi dell’amministratore, al comma 2, stabilisce come al momento dell’accettazione della nomina e ad ogni rinnovo, tra le altre incombenze che gravano su tale soggetto , vi è l’obbligo di comunicare il locale ove si trovano i registri di cui al numero 6 e 7 dell’art. 1130, e cioè dell’anagrafe condominiale. Lo stesso amministratore condominiale, deve, tra l’altro, indicare i giorni e le ore in cui ogni soggetto interessato può prendere visione del registro, in maniera del tutto gratuita salvo il caso in cui si decida di estrarne una copia da lui sottoscritta, in questo caso, infatti, è previsto il mero rimborso della spesa.
Altro tema strettamente collegato con questo importante registro è il rispetto della privacy dei condomini, un concetto potenzialmente collidente con il diritto degli stessi di accedere e prendere visione del documento. Nel nostro ordinamento la normativa di riferimento in tema di privacy e protezione dei dati personali è il decreto legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 che è appunto il Codice della privacy. All’art. 11 è stabilito che l’amministratore può annotare esclusivamente le informazioni personali necessarie alla propria attività di gestione e amministrazione delle parti comuni e dei singoli condomini. Ciò sta a significare che ogni altra informazione, superflua o non necessaria, non può essere comunicata a terzi che non siano condomini né tanto meno utilizzare tali informazioni per scopi estranei alla propria attività. L’unico limite è dato dalla possibilità di comunicare i dati alle autorità amministrative che hanno il permesso di accedere a tali informazioni per lo svolgimento delle proprie attività. Si pensi alla richiesta proveniente dall’Agenzia delle Entrate riguardo eventuali inquilini presenti in un appartamento per il contratto di locazione che però non è stato registrato. In questo caso l’amministratore di condominio deve permettere all’Autorità l’accesso alle informazioni contenute nell’anagrafe poiché riguarda un ambito, quello del contrasto all’evasione fiscale, che legittima il richiedente ad ottenere le informazioni richieste. Quest’ultima ipotesi è espressamente prevista dall’art. 3, comma 2, del decreto legislativo n. 23 del 2011 denominato Disposizioni in materia di federalismo fiscale municipale e successive modifiche e integrazioni che stabilisce, appunto, che per contrastare l’evasione fiscale nell’ambito delle locazioni abitative i Comuni, rientrando tra le loro competenze anche quella di monitoraggio in relazione ai contratti suddetti, possono utilizzare il registro dell’anagrafe condominiale ed eventuali successive annotazioni per la verifica della regolarità dei contratti di locazioni esistenti in ambito di edifici condominiali.
Da quanto detto ne discende che, nel caso di affitto di unità immobiliari all’interno di un condominio, il proprietario dell’immobile ha l’obbligo, prima di tutto di registrare il contratto entro 30 giorni dalla firma, pena la nullità dello stesso, ma deve anche comunicare, nei successivi 60 giorni, tale operazione di registrazione sia all’inquilino che all’amministrator. In questo caso, quest’ultimo, avrà diritto di ottenere una copia dei documenti relativi l’abitazione fittata.
Infine, per completezza sul tema, vediamo quelle che sono le prove e i documenti per l’anagrafe condominiale. Il Garante della Privacy, con una comunicazione dell’aprile 2014 n. 387, ha chiarito che il singolo condomino non deve fornire alcuna prova documentale circa le informazioni rese all’amministratore riguardo la tenuta del registro. Da questo chiarimento discende che l’amministratore condominiale, in caso di vendita dell’appartamento, non può esigere una copia del rogito notarile che riporta i dati relativi all’immobile ne la prova di eventuali lavori di ristrutturazione dal momento che, non riguardando parti comuni dell’edificio, tale eventuale pretesa non rientrerebbe nei suoi compiti.
