In questa guida spieghiamo come scrivere una comunicazione di locazione all’amministratore di condominio e mettiamo a disposizione un fac simile.
Indice
Come Scrivere la Comunicazione di Locazione all’Amministratore di Condominio
Il diritto condominiale impone all’amministratore di condominio di tenere e aggiornare in modo costante l’anagrafe condominiale. Si tratta di un documento di primaria importanza che contiene i dati anagrafici che riguardano i condomini, i contratti di locazione stipulati con i proprietari e i passaggi di proprietà tra un soggetto e l’altro.
Così sancisce la legge numero 431 del 1998, poi modificata dalla Legge di Stabilità numero 208 del 2015, conosciuta come Disciplina delle Locazioni e del relativo Rilascio Immobili a Uso Abitativo.
L’anagrafe condominiale deve essere compilata a cura dell’amministratore che ha l’obbligo di conservarla e aggiornarla ogni qualvolta si verifica un cambiamento all’interno del condominio. Questo significa che se il proprietario di una unità immobiliare decide di fittare il proprio bene a un terzo, questi deve non solo registrare il contratto all’Agenzia delle Entrate, pena il pagamento di sanzioni amministrative, ma dovrà preoccuparsi di avvisare l’amministratore di tale cambiamento, consegnandogli copia dell’atto registrato.
La comunicazione di locazione all’amministratore costituisce un obbligo di legge per il proprietario, che oltre a garantire ordine all’interno dell’edificio, ne semplifica la gestione e il controllo da parte dei soggetti preposti.
Come vedremo in modo più ampio nei paragrafi successivi, la Legge di Stabilità del 2016 prevede che il proprietario informi l’amministratore della stipula del contratto di locazione entro 60 giorni dalla registrazione e che la comunicazione avvenga via fax, a mezzo mail, raccomandata o via PEC, cioè con strumenti che comprovino l’avvenuto trasferimento delle informazioni. Gli elementi indispensabili riguardano i dati anagrafici del nuovo inquilino e quelli relativi alla registrazione, come data e numero. In via esemplificativa, il proprietario può inviare la prima pagina dell’atto registrato che contiene generalmente le informazioni che interessano all’amministratore per aggiornare l’anagrafe condominiale.
Comunicazione della locazione all’amministratore di condominio – Eementi costitutivi
Come anticipato, il contratto di locazione che ha ad oggetto un immobile, un box auto o un locale commerciale deve essere registrato all’Agenzia delle Entrate, seguendo forme e modalità richieste dalla legge, come la durata, l’aliquota da applicare e i tempi entro cui bisogna registrarlo. Inoltre, quest’ultima formalità deve essere esperita nel termine di trenta giorni dalla stipula o dalla decorrenza del contratto.
Ricordiamo che i 30 giorni decorrono dalla sottoscrizione della scrittura privata. In questo modo la legge chiarisce in modo lapidario chi risponde della mancata registrazione nei confronti del Fisco.
La Legge di Stabilità a tal proposito stabilisce che l’Agenzia delle Entrate ha il potere di riscuotere coattivamente l’imposta esclusivamente nei confronti del proprietario dell’unità abitativa e non nei confronti dell’inquilino. Questi, infatti, non dovrà rispondere fiscalmente del contratto sottoscritto e non registrato o registrato per un importo inferiore rispetto a quello effettivamente versato al proprietario a titolo di canone mensile.
Con l’espressa previsione normativa del soggetto su cui ricade l’obbligo di registrazione viene finalmente meno ogni dubbio sulla responsabilità in caso di omissione, restando salva la possibilità di dividere le spese di registrazione tra locatore e locatario.
Prima della riforma, infatti, succedeva spesso che il proprietario riscuotesse i canoni “in nero”, senza cioè registrare il contratto e senza consegnare alcuna ricevuta, con la conseguenza che al momento dell’accertamento da parte dell’Agenzia delle Entrate, egli si rivaleva nei confronti dell’inquilino, che veniva così raggirato due volte. Non solo, spesso accade che il proprietario registri il contratto, indicando però un canone di locazione inferiore rispetto a quello effettivamente pagato dall’inquilino.
Questo comportamento illecito, tenuto dal proprietario per pagare meno tasse, è stato oggetto di frequenti pronunce della giusrisprudenza che hanno chiarito che l’unico soggetto su cui ricade la responsabilità nei confronti del Fisco è il proprietario.
Per quanto attiene all’obbligo di comunicazione all’amministratore, la legge prescrive 60 giorni dall’avvenuta registrazione presso l’Agenzia delle Entrate. Tale comunicazione deve contenere tutte le informazioni che consentiranno all’amministratore di conoscere il nuovo condomino, chiamarlo o informarlo delle attività interne. Parliamo dei suoi dati anagrafici, dell’unità immobiliare locata o acquistata ed eventualmente degli estremi dell’atto di compravendita, cioè numero di registrazione, data dell’atto di compravendita o locazione.
Le modalità della comunicazione variano in base agli usi locali. Molti, ad esempio, inviano all’amministratore la prima pagina dell’atto di compravendita o della registrazione. In altri casi, invece, viene comunicato solo il numero di registrazione o di repertorio con la data della stipula. In ogni caso, però, è necessario ricordare di oscurare le parti che contengono i dati che non interessano come i rapporti economici e le modalità di pagamento. In via generale, è bene comunicare solo gli estremi che riguardano la registrazione dell’atto affinché l’amministratore risalga a i dati che gli occorrono per individuare il nuovo affittuario.
Il soggetto a cui spetta la comunicazione è generalmente il proprietario, ma nulla dice a proposito la legge, per questo l’onere potrebbe ricadere anche sullo stesso locatario o addirittura sull’amministratore, che si accorge dell’avvenuto passaggio e non chiede i documenti a corredo per la corretta tenuta dell’anagrafe condominiale.
Infatti, la legge numero 208 del 2015 stabilisce che grava sul locatore l’onere di provvedere alla registrazione del contratto nel termine di trenta giorni, e che tale termine è perentorio. Dall’evasione della pratica decorrono altri 60 giorni per la consegna della documentazione all’amministratore e al conduttore, affinché l’amministratore possa ottemperare gli obblighi di aggiornamento dell’anagrafe condominiale, ai sensi dell’articolo 1130 c.c.
Gli obblighi dell’amministratore di condominio: l’articolo 1130 del codice civile
L’articolo 1130 c.c. indica in modo preciso gli obblighi a cui è tenuto l’amministratore di condominio, nel momento in cui assume tale incarico.
Egli deve
–Convocare l’assemblea e fare rispettare l’osservanza del regolamento condominiale
–Riscuotere i contributi e le erogazioni da utilizzare per la manutenzione ordinaria delle aree comuni
-Evadere tutti gli adempimenti fiscali
-Tenere il registro dell’anagrafe condominiale.
Il registro di cui parla il codice civile deve contenere oltre alle generalità di ogni proprietario, anche i diritti personali di godimento e i diritti reali; oltre al codice fiscale, la residenza e ovviamente ai dati catastali di ogni unità immobiliare.
Ne deriva anche un obbligo di aggiornamento che si realizza ogni qualvolta c’è una modifica di questi dati. In altre parole, se dovesse verificarsi un cambio di affittuario, una sub locazione o qualsiasi altra modifica che coinvolge l’unità immobiliare, occorre informare l’amministratore senza ritardo. Se è vero, infatti, che l’obbligo di aggiornamento dell’anagrafe condominiale grava sull’amministratore, è anche giusto che i proprietari e i condomini agevolino il suo lavoro con un atteggiamento collaborativo.
Non sarebbe opportuno che il lavoro dell’amministratore, già pieno di impegni e adempimenti da eseguire, venisse ostacolato dal comportamento ostativo e noncurante dei proprietari.
Inoltre, bisogna considerare un altro aspetto importante: nel caso in cui vi fosse un cambio di inquilino all’interno di una unità immobiliare condominiale e questa non venisse comunicata all’amministratore, quest’ultimo continuerebbe a informare l’inquilino precedente di questioni relative al condominio, ledendo involontariamente anche la privacy degli altri condomini.
Nonostante l’importanza di tale compito, il doppio obbligo di registrare il contratto per il proprietario e di comunicare i dati all’amministratore è stato introdotto solo un decennio fa, con la Legge di Stabilità del 2006 che modificava in parte la disciplina condominiale. Purtroppo, l’aumento esponenziale delle realtà condominiali e le criticità che ne conseguono hanno fatto propendere il legislatore verso la nascita di un vero e proprio obbligo, il cui mancato rispetto dà vita a sanzioni amministrative e disciplinari.
Cosa succede se il proprietario non collabora con l’amministratore
Abbiamo già detto che l’obbligo di tenuta e aggiornamento dell’anagrafe condominiale grava sull’amministratore, ciononostante, il proprietario deve avere un comportamento agevolativo. E infatti nel caso in cui quest’ultimo si mostri inerte, non collaborativo o addirittura si rifiuti di attivarsi per consentire all’amministratore di svolgere il suo dovere, questi può addebitare i costi sostenuti per reperire i dati al locatore.
Facciamo un esempio. Il proprietario di un immobile condominiale lascia l’edificio e stipula un contratto di locazione con un terzo, ma si rifiuta di comunicare tale modifica all’amministratore che gli rivolge diversi solleciti, ottenendo sempre esito negativo. Per poter adempiere il suo dovere di tenuta dell’anagrafe condominiale, l’amministratore decide di fare un’indagine presso l’Agenzia delle Entrate per conoscere i dati del nuovo inquilino e la data di stipula del contratto. Qualora tale ricerca avesse un costo, l’amministratore potrà chiedere la restituzione di quanto anticipato al proprietario che ha avuto un comportamento non collaborativo e questi dovrà pagare senza potersi sottrarre.
Il legislatore tace sulle modalità di trasmissione delle informazioni all’amministratore che deve avvenire con mezzi che danno valore legale alla data, certificando l’avvenuto invio e la relativa ricezione. Parliamo della raccomandata con ricevuta di ritorno o della PEC, anche se viene considerata efficiente anche la consegna a mano della documentazione.
Generalmente le modalità di informazione variano anche in base al rapporto che esiste tra amministratore e condomini, se infatti questo è fondato sulla collaborazione e la disponibilità, anche la comunicazione risulterà più fluida e semplificata. Quando al contrario i rapporti sono tesi e poco cooperativi, il locatore o il proprietario, così come l’amministratore, dovranno cautelarsi utilizzando mezzi di comunicazione più formali, che dimostrino cioè il loro operato con prove documentali certe.
Quali variazioni vanno comunicate all’amministratore
L’obbligo di informare l’amministratore sussiste in caso di locazioni abitative con contratti 4+4 anni o per quelle commerciali il cui immobile rientra in un complesso condominiale, per il quale viene stipulato un contratto 6+6. Ma non solo, oggi sono sempre più frequenti i casi di contratti di affitto di box auto all’interno di strutture gestite regolarmente da un amministratore. Sappiamo che nel caso specifico dei contratti per autorimesse, cioè per i locali con codice catastale C6, il legislatore non ha previsto una durata minima o massima da applicare al contratto e che le parti sono libere di stabilire qualsiasi termine di comune accordo. Nonostante tale flessibilità, il proprietario è comunque tenuto a comunicare all’amministratore i dati dei diversi locatori che accedono all’autorimessa, inviando la ricevuta di registrazione ogni qualvolta esegue tale formalità.
Il caso più eclatante riguarda il cambio di proprietario, quando cioè il titolare del diritto di proprietà precedente vende il suo immobile facendo subentrare un altro soggetto. Per l’amministratore è fondamentale conoscere la data del rogito per ragioni squisitamente pratiche: fino al giorno prima dell’atto notarile le comunicazioni relative alle assemblee di condominio dovranno essere comunicate al vecchio proprietario, ma nel momento in cui il diritto di proprietà viene trasferito a un terzo mediante atto pubblico, occorre notificare a quest’ultimo eventuali assemblee ordinarie, straordinarie e situazioni contingenti che spetta conoscere solo al legittimo proprietario.
In questi casi l’amministratore ha diritto a ricevere copia dell’atto notarile con il numero del registro e l’indicazione di tutti i dati del nuovo proprietario. Attenzione, tale formalità costituisce un obbligo previsto dalla legge e non un’opzione e riguarda non i rapporti economici come il costo dell’immobile e le modalità di pagamento, ma i dati identificativi dell’atto e delle parti coinvolte.
Se all’amministratore venissero resi noti anche i rapporti economici o il contenuto dell’atto potrebbe essere violato il Codice della Privacy con gravi sanzioni a carico di chi ha posto in essere tale violazione. La soluzione migliore sarebbe quella di consegnare all’amministratore solo la prima pagina dell’atto o l’intero rogito, facendo attenzione a oscurare tutti i dati sensibili.
Gli altri casi in cui ricorre l’obbligo di comunicazione all’amministratore sono quelli in cui l’immobile è oggetto di successione ereditaria o donazione. Se tali passaggi avvengono a favore di più soggetti, è necessario comunicare i dati di tutti affinché l’amministratore possa notificare assemblee ed eventuali atti giudiziari a ciascuno di essi.
Cosa succede con gli affitti brevi
Il nostro ordinamento prevede la possibilità di procedere anche ad affitti brevi, che durano cioè non più di 30 giorni. In questo caso non è previsto l’obbligo di registrazione presso l’Agenzia delle Entrate, così come sancito dall’articolo 4 del decreto legge numero 50 del 2017, convertito nella legge 96 del 2017.
Tale norma è stata rafforzata anche da un orientamento giurisprudenziale consolidato e più volte sostenuto dalla Corte di Cassazione che ha sancito il principio secondo cui né l’amministratore né l’assemblea condominiale può limitare il diritto di proprietà di ciascun condomino, sempreché tali limitazioni cono sia previste espressamente negli atti di acquisto di ogni singola unità immobiliare o nel regolamento di condominio.
In termini pratici questo significa che la comunicazione dei dati anagrafici degli affittuari bravi deve avvenire in ogni caso, anche se la locazione dura solo 20 giorni. Si tratta di un obbligo previsto dal Testo Unico della Legge di Pubblica Sicurezza che sancisce un dovere di comunicazione non più all’amministratore di condominio ma alla Questura competente che deve essere a conoscenza dei movimenti che avvengono nello stabile. L’obbligo di comunicazione alla Questura viene meno quando il regolamento condominiale prevede una clausola espressa che stabilisca diversamente.
Nell’ipotesi in cui uno degli appartamenti facenti parte di un condominio venisse utilizzato come alloggio turistico, pensiamo al caso del B&B o dell’Aparthotel, e tale uso non sia vietato in modo esplicito dal regolamento di condominio, l’amministratore condominiale non è tenuto a richiedere maggiori informazioni.
Nonostante questo, il proprietario dovrà affiggere nelle stanze del suo appartamento un regolamento indicante il comportamento che bisogna tenere per rispettare le regole di quel condominio. Parliamo degli orari in cui fare silenzio, dei giorni previsti per portare fuori i rifiuti differenziati o di particolari regole che riguardano la gestione degli animali domestici. Infine, l’amministratore può chiedere al proprietario di non modificare l’utilizzo delle aree comuni e di non danneggiare le strutture.
Fac Simile Comunicazione di Locazione all’Amministratore di Condominio
Di seguito è possibile trovare il fac simile comunicazione locazione all’amministratore di condominio in formato Word da scaricare. Il documento può poi essere aperto e modificato inserendo i dati mancanti.
