Fac Simile Lettera Accettazione Incarico Amministratore Condominio

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Lettera Accettazione Incarico Amministratore Condominio

Accettare l’incarico di amministratore di condominio significa passare dallo stato di semplice professionista a quello di mandatario con rappresentanza, titolare di facoltà e obblighi che trovano fondamento in un sistema di norme precise. Il fulcro giuridico è nell’articolo 1129 del codice civile, così come riformato nel 2012, e nel combinato disposto con gli articoli 1130 e 1130‑bis, oltre che con l’articolo 71‑bis delle disposizioni di attuazione e con il decreto ministeriale 140/2014 dedicato ai requisiti formativi. L’assemblea, con la maggioranza prevista dall’articolo 1136 secondo comma, elegge l’amministratore a condizione che quest’ultimo abbia i requisiti di onorabilità (assenza di condanne per reati contro la pubblica amministrazione, il patrimonio, la fede pubblica o l’ordine pubblico), il diploma di scuola secondaria superiore, l’assenza di protesti e la piena capacità civile. Se l’attività viene svolta in modo professionale, è inoltre necessario dimostrare di aver frequentato un corso iniziale e di seguire ogni anno un aggiornamento di almeno quindici ore, come prevede il d.m. 140/2014.

La delibera di nomina deve contenere tre elementi essenziali: il nome dell’amministratore, la durata dell’incarico (ordinariamente un anno con rinnovo tacito) e il compenso analitico, comprensivo delle attività ordinarie e di quelle straordinarie prevedibili. La riforma ha imposto una trasparenza assoluta sul corrispettivo: in assenza di dettagli, la nomina è giuridicamente inefficace e l’amministratore non può legittimamente agire per conto del condominio. Una volta approvata la delibera, il soggetto designato deve accettare. La legge non impone una forma solenne, e l’accettazione può essere manifestata oralmente in assemblea, ma la prassi professionale consiglia di sottoscrivere il verbale o di rilasciare una dichiarazione formale che attesti l’intenzione di assumere l’incarico, il possesso dei requisiti e l’accettazione del compenso. Questo documento diverrà essenziale nel momento in cui si aprirà il conto corrente condominiale o si dovranno stipulare contratti intestati all’edificio.

Con l’accettazione decorre il termine di dieci giorni entro il quale l’amministratore deve comunicare a tutti i condomini i propri dati anagrafici, la sede, il codice fiscale o la partita Iva, le coordinate del conto corrente intestato esclusivamente al condominio e, se presente, gli estremi della polizza di responsabilità civile professionale. È importante sottolineare che la stipula della polizza RC non è sempre obbligatoria in forma assoluta. L’articolo 1129 prescrive che l’amministratore indichi già all’atto della candidatura «i dati» di una copertura assicurativa che intende attivare; la polizza diventa però legalmente necessaria solo in due circostanze: se l’assemblea la richiede espressamente nella delibera di nomina o se vengono deliberati lavori straordinari di importo superiore a un sesto del valore dell’edificio. Nella pratica quasi tutti i professionisti mantengono comunque una copertura continuativa perché il mercato assicurativo considera rischioso operare senza, ma è corretto precisare che la legge impone l’obbligo in modo condizionato.

La comunicazione ai condomini non è un adempimento di cortesia: la sua omissione costituisce «grave irregolarità» e può giustificare la revoca giudiziaria su ricorso anche di un solo condomino. La revoca, disciplinata dall’articolo 1129 comma undicesimo, può derivare da una lunga serie di negligenze: dalla mancata apertura del conto dedicato all’omessa convocazione dell’assemblea annuale, all’appropriazione di somme o alla mancata consegna di documenti. Per questo una buona accettazione prevede l’immediata trasparenza sui dati che la norma impone.

Contestualmente all’accettazione, l’amministratore subentrante deve prendere in consegna tutta la documentazione dal predecessore: registri dei verbali, libro di contabilità, anagrafe condominiale, contratti di manutenzione, libretti d’impianto, certificazioni antincendio, fascicoli tecnici. Il codice stabilisce che il passaggio debba avvenire entro trenta giorni, pena responsabilità del cessante; il subentrante redige un verbale di consegna nel quale annota quanto ricevuto e segnala eventuali mancanze. Se riscontra irregolarità contabili, deve convocare tempestivamente l’assemblea per informarla, altrimenti rischia il concorso in colpa. Questo momento è cruciale: il fascicolo consegnato sarà la base per la gestione successiva e delimita la responsabilità di ciascuno.

Sul versante economico l’accettazione fa scattare l’obbligo di gestire la cassa condominiale attraverso il conto corrente dedicato: tutti i flussi in entrata e in uscita devono transitare da quel rapporto bancario per garantire la tracciabilità. La Corte di Cassazione ha più volte evidenziato che la gestione di denaro al di fuori del conto condominiale, anche se temporanea, costituisce grave irregolarità. Il nuovo amministratore deve dunque recarsi in banca con il verbale di nomina e la dichiarazione di accettazione, chiudere i precedenti strumenti di pagamento eventualmente intestati alla sua persona e aprire il nuovo conto intestato al condominio.

Accettare il mandato implica anche la presa di coscienza degli obblighi di aggiornamento formativo. Chi esercita professionalmente la funzione deve poter esibire annualmente attestati di formazione per almeno quindici ore, pena decadenza automatica. La norma, introdotta con il d.m. 140/2014, prevede controlli a campione da parte delle Camere di commercio e dell’Agenzia delle entrate; l’amministratore che non si adeguasse perderebbe i requisiti di cui all’articolo 71‑bis e la sua nomina diverrebbe invalida, con conseguente necessità di nuova elezione.

Di pari passo con i doveri, l’accettazione consolida il diritto al compenso pattuito. Il corrispettivo, essendo parte integrante della delibera, non può essere unilateralmente modificato. Se l’amministratore ritiene necessario un adeguamento per sopravvenute esigenze, dovrà inserire la proposta nel successivo ordine del giorno e ottenere l’approvazione. Pretendere compensi extra senza delibera integra grave irregolarità e legittima la revoca, oltre all’eventuale richiesta di restituzione delle somme indebitamente percepite.

Va ricordato che il mandato dura un anno e si rinnova tacitamente. Se l’amministratore desidera rinunciare non è sufficiente inviare una lettera di dimissioni: egli deve convocare l’assemblea per fare in modo che nomini il successore, e fino a quel momento resta in carica per l’ordinaria amministrazione. Laddove, per motivi di salute o altre cause di forza maggiore, non fosse in grado di convocare l’assemblea, un condomino o il presidente del consiglio (se esistente) può farlo ai sensi dell’articolo 66 disp. att. c.c., assicurando la continuità gestionale.

Infine l’accettazione segna il momento da cui decorre la responsabilità civile e, potenzialmente, penale dell’amministratore per i fatti di gestione. Se, ad esempio, un sinistro causato da cattiva manutenzione dell’impianto elettrico avviene dopo la data di accettazione, il nuovo amministratore risponderà per non aver vigilato; se accade prima, la responsabilità grava sul predecessore. Perciò è opportuno indicare espressamente la data di inizio in tutti i documenti ufficiali..

Esempio di Lettera Accettazione Incarico Amministratore Condominio

Oggetto: accettazione incarico di Amministratore – delibera assembleare
del ___/___/_____ (verbale n. ______ – punto ___ O.d.G.)

Il/La sottoscritto/a ___________________________________________________________
nato/a a ___________________________ (___) il ___/___/_______ – C.F. ______________
residente in _____________________________________________________ – CAP _______
recapiti: tel. ____________ PEC _________________________________
Partita IVA (se professionista) _______________________________________________

PREMESSO CHE

▪ in data ___/___/_____ l’assemblea ordinaria/straordinaria del Condominio _______________________________________ ha deliberato la mia nomina ad Amministratore, fissando la durata dell’incarico in un anno con eventuale rinnovo tacito salvo diversa decisione assembleare;

▪ la stessa delibera ha approvato il compenso annuo lordo complessivo di € _______________ (euro ______________________________) per le attività ordinarie, oltre agli onorari per prestazioni straordinarie come da preventivo allegato;

▪ sono in possesso dei requisiti previsti dall’art. 71‑bis disp. att. c.c. (moralità, titolo di studio, formazione iniziale e aggiornamento professionale) e dichiaro di mantenerli in costanza di mandato;

D I C H I A R O

1. di ACCETTARE formalmente l’incarico a decorrere dal ___/___/_____ e fino alla data dell’assemblea di approvazione del rendiconto relativo all’esercizio 20____/20____, salve eventuali deliberazioni di conferma o revoca;

2. di impegnarmi a trasmettere entro dieci (10) giorni dalla presente comunicazione:
– i miei dati anagrafici completi e i recapiti per le urgenze;
– le coordinate del conto corrente dedicato che sarà intestato a «Condominio __________________________ – via __________________________»;
– gli estremi della polizza di responsabilità civile professionale (Compagnia ______________________ Polizza n. ______________ massimale € ____________), che risponde ai requisiti dell’art. 1129 c.c. e all’eventuale delibera assembleare;

3. di provvedere, entro trenta (30) giorni, a ricevere dall’Amministratore uscente tutta la documentazione contabile, tecnica e contrattuale, redigendone verbale di consegna che sarà messo a disposizione dei Condòmini;

4. di svolgere il mandato nel rispetto degli obblighi di legge, di convocare l’assemblea annuale nei termini prescritti, di tenere i registri previsti dall’art. 1130‑bis c.c. e di garantire massima trasparenza nella gestione economica;

5. di applicare esclusivamente le tariffe deliberate, riservandomi di sottoporre all’assemblea eventuali corrispettivi per attività non comprese nel preventivo;

6. di aggiornare il registro dell’anagrafe condominiale secondo le dichiarazioni che i Condòmini vorranno fornire ai sensi di legge;

7. di adempiere agli obblighi di riservatezza e protezione dei dati personali a norma del Reg. UE 2016/679 (GDPR).

Confidando in una proficua collaborazione, porgo cordiali saluti.

__________________________________
(Firma leggibile)

Allegati:
1) Copia documento d’identità
2) Curriculum professionale e attestati corso iniziale / aggiornamento
3) Copia preventivo compenso straordinario
4) Copia polizza Rc professionale