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Diffida Consegna Documenti Amministratore Condominio
La figura dell’amministratore di condominio, inquadrata dagli articoli 1129 e 1130 del Codice civile, è quella di un mandatario incaricato di custodire e tenere in ordine l’intero archivio condominiale: registri contabili, fatture, contratti di appalto, polizze, verbali assembleari, corrispondenza con i fornitori, oltre che la documentazione relativa al conto corrente intestato al condominio. Il legislatore ha voluto affermare che tali atti appartengono ai condomini e non all’amministratore, quindi il professionista svolge funzioni di mera custodia e deve consentirne la consultazione in qualunque momento, senza pretendere di conoscere i motivi della richiesta. L’obbligo di rendere accessibile l’archivio è scolpito nel settimo comma dell’articolo 1129, che prevede la facoltà per ogni partecipante di «prendere gratuitamente visione dei documenti giustificativi di spesa e di ottenerne, a proprie spese, copia».
La Corte di cassazione, con l’ordinanza della seconda sezione civile n. 4445 del 20 febbraio 2020, ha ribadito che il diritto di accesso è esercitabile «in qualunque tempo» e ha precisato che un eventuale rinvio motivato (ad esempio per malattia o concomitanti assemblee) non integra inadempimento quando le ragioni addotte dall’amministratore siano concrete e proporzionate; in difetto, il rifiuto diviene illecito e apre la strada alle tutele giudiziarie. La stessa pronuncia ha sottolineato che l’onere di provare l’impossibilità di adempiere grava sul professionista: non basta affermare generiche difficoltà organizzative, occorre giustificarle. Sul piano economico, la prassi e la dottrina convergono nell’escludere qualunque compenso aggiuntivo per l’attività di riproduzione: l’amministratore può richiedere soltanto il rimborso delle spese vive (carta, toner, supporto digitale) senza sommare diritti di segreteria o tariffe professionali. Il principio affonda le radici nel combinato disposto degli articoli 1129 e 1130‑bis e trova riscontro in numerose analisi specialistiche.
Quanto alle modalità, la richiesta di accesso può essere formulata anche oralmente, per esempio durante l’orario di ricevimento indicato dall’amministratore ai sensi dell’articolo 1129, secondo comma. Tuttavia, la forma scritta resta preferibile, perché offre prova della data di presentazione e del contenuto dell’istanza. In una fase ancora collaborativa può bastare un’e‑mail tradizionale, ma se l’amministratore non risponde o oppone dinieghi generici conviene inviare una diffida tramite raccomandata con avviso di ricevimento o, meglio, tramite Posta Elettronica Certificata. È importante precisare che, a differenza degli amministratori di società, gli amministratori di condominio persona fisica non sono oggi obbligati per legge a possedere un indirizzo PEC, la PEC è facoltativa ma consigliata; al contrario, per gli amministratori di società l’obbligo scatta dal 2025 in forza della legge di bilancio, come spiegano numerosi commenti professionali.
Una diffida correttamente redatta indica i dati del condomino istante, descrive in modo puntuale i documenti richiesti, non è sufficiente un generico tutta la contabilità, e fissa un termine congruo per l’adempimento, di solito compreso fra sette e dieci giorni. Nel corpo del testo è opportuno richiamare gli articoli 1129, 1130‑bis e 71‑ter disp. att. c.c., aggiungendo che, decorso inutilmente il termine, si agirà in sede giudiziaria, con ricorso d’urgenza ex articolo 700 c.p.c. Questa minaccia non è retorica: la giurisprudenza di merito mostra come i giudici accolgano di frequente i ricorsi cautelari imponendo l’esibizione immediata degli atti. Quando l’amministratore continua a tacere, il ricorso ex 700 offre una via rapida e incisiva. Il presupposto è la dimostrazione del periculum in mora, che generalmente consiste nel rischio di deliberare in assemblea senza conoscere la verità contabile o nel timore di perdite patrimoniali dovute a irregolarità.
La diffida può essere utile anche fuori dall’aula di giustizia. È prassi di molti condomini allegarne copia alla richiesta rivolta all’istituto di credito che gestisce il conto corrente condominiale: l’Arbitro Bancario Finanziario, con la decisione n. 74/2024 del Collegio di Palermo, ha confermato che la banca può consentire la visione degli estratti quando il condomino dimostra un interesse qualificato e documentato, anche in presenza del dissenso dell’amministratore. In questo modo il singolo partecipante può verificare i movimenti finanziari in tempo reale, prevenendo il rischio di distrazioni di fondi.
L’omessa consegna della documentazione non espone l’amministratore soltanto all’azione individuale ex 700 c.p.c., ma apre le porte alla revoca per gravi irregolarità. La Corte d’appello di Genova, con decreto del 13 luglio 2022, ha qualificato la mancata esibizione dei registri contabili come grave violazione idonea a giustificare la revoca anche in assenza di dolo, richiamando l’articolo 1129, dodicesimo comma, lettera 7, c.c.. L’assemblea può deliberare la revoca in qualsiasi momento con le maggioranze ordinarie, ma i condomini insoddisfatti possono pure autoconvocarsi se rappresentano almeno un sesto del valore dell’edificio, secondo quanto stabilito dall’articolo 66 disp. att. c.c.; la dottrina ricorda che, trascorsi dieci giorni dalla richiesta di convocazione, i promotori hanno titolo per organizzare l’assemblea autonomamente.
Quando la revoca avviene, sorge il problema del passaggio delle consegne. Il professionista uscente deve consegnare «senza indugio» tutta la documentazione al nuovo amministratore o, in mancanza, direttamente al condominio. L’inosservanza di questo dovere causa responsabilità contrattuale per i danni patrimoniali che ne derivano. Il diritto di accesso convive con la tutela dei dati personali. Le linee guida del Garante Privacy del 2019 consentono la visione di documenti che contengano dati di altri condomini, inclusi i nomi dei morosi, purché le informazioni restino nell’ambito condominiale e non siano diffuse all’esterno. L’amministratore può oscurare ciò che non è pertinente, ma non può negare l’accesso invocando genericamente la riservatezza. La Cassazione, d’altronde, ha più volte affermato che la trasparenza interna prevale, in proporzione agli interessi tutelati, sulle esigenze di riservatezza individuale.
Un ultimo cenno riguarda i tempi di risposta. La legge non stabilisce termini perentori; la giurisprudenza, tuttavia, fa coincidere il concetto di termine ragionevole con l’arco di una o due settimane, salvo urgenze documentate. Per questo motivo i modelli di diffida più diffusi fissano dieci giorni lavorativi: un periodo sufficiente per consentire all’amministratore di organizzare l’esibizione senza frustrare il diritto del condomino.
Esempio Lettera Diffida Consegna Documenti Amministratore Condominio
Oggetto: diffida e messa in mora per la consegna della documentazione condominiale – art. 1129, 1130‑bis c.c.
Il/La sottoscritto/a ________________________________________, condomino del Condominio sito in ______________________________, via __________________ n. ___, proprietario dell’unità immobiliare interno ___, piano ___, già con e‑mail del ___/___/____ (e con successivo sollecito telefonico del ___/___/____) ha richiesto a codesta Amministrazione di visionare e ottenere copia della documentazione contabile ed amministrativa riferita all’esercizio _____/_____ e, in particolare:
1. registro di contabilità e riparti spese;
2. fatture e ricevute quietanzate relative ai lavori di _________________________;
3. verbali assembleari degli anni ______ – ______;
4. polizza assicurativa globale fabbricati in corso di validità;
5. posizione estratto conto bancario condominiale aggiornata al ___/___/____.
A tutt’oggi non è pervenuto alcun riscontro scritto, in violazione del diritto di accesso riconosciuto a ciascun condomino dagli articoli 1130‑bis c.c. e 71‑ter disp. att. c.c., nonché degli obblighi di trasparenza posti a carico dell’amministratore dall’articolo 1129.
Pertanto
DIFFIDA
la S.V. a:
– indicare, entro e non oltre sette (7) giorni dal ricevimento della presente, una rosa di date e orari utili per l’esibizione dei documenti presso lo studio o altro luogo di custodia;
– consentire, a spese del richiedente, l’estrazione di copie in formato cartaceo o digitale;
– trasmettere eventuale documentazione elettronica disponibile via PEC, ai sensi dell’art. 1130‑bis, comma 1, n. 3.
La presente vale quale messa in mora ai sensi e per gli effetti dell’articolo 1219 c.c. Decorso infruttuosamente il termine indicato, il sottoscritto adirà senza ulteriore preavviso le competenti sedi, incluso l’articolato sistema di revoca giudiziale dell’amministratore ex art. 1129, comma 11, c.c., con aggravio di spese a Suo carico.
Distinti saluti.
Luogo _____________________ Data ___ / ___ / 20___
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Fac Simile Diffida Consegna Documenti Amministratore Condominio
Di seguito è possibile trovare il fac simile diffida consegna documenti amministratore condominio in formato Word da scaricare. Il documento può poi essere aperto e modificato inserendo i dati mancanti.
