Fac Simile Preventivo Amministratore Condominio

In questa pagina è possibile trovare un fac simile preventivo amministratore di condominio da utilizzare come esempio.

Indice

Preventivo Amministratore di Condominio

Il preventivo di compenso per l’amministrazione del condominio è il documento con cui il professionista (o la società) che si propone come amministratore indica in modo analitico e trasparente quanto chiede per svolgere l’incarico e, soprattutto, che cosa è incluso e che cosa è escluso dal corrispettivo. Sul piano legale non è un semplice “listino prezzi”: incide direttamente sulla validità e sulla tenuta dell’incarico, perché la disciplina condominiale richiede che, all’atto dell’accettazione della nomina e ad ogni rinnovo, l’amministratore specifichi analiticamente l’importo dovuto a titolo di compenso, con conseguenza di nullità della nomina in caso di omissione. In pratica, il preventivo è lo strumento con cui l’amministratore rende questa indicazione “tracciabile” e difendibile, mentre la delibera assembleare e il verbale ne costituiscono il recepimento.

Il preventivo svolge tre funzioni giuridicamente rilevanti. La prima è la trasparenza: permette ai condomini di capire se il compenso richiesto è coerente con dimensioni e complessità dell’edificio (numero unità, impianti, personale, contenzioso, lavori). La seconda è il consenso informato dell’assemblea: approvare una nomina implica accettare anche il regime economico dell’incarico; se le condizioni non sono chiare (o sono “scoperte” dopo), aumentano i margini di contestazione e di impugnazione. La terza è la prova: in caso di contestazioni sul compenso (ad esempio addebiti extra non concordati, richieste di parcelle aggiuntive, trattenute su cassa, compensi per attività ordinarie mascherate da straordinarie), il preventivo, se allegato al verbale e richiamato in delibera, diventa un elemento probatorio forte.

Per “specificazione analitica” non basta scrivere un importo annuale “tutto incluso” senza chiarire il perimetro. Un preventivo che regga bene dovrebbe distinguere almeno: compenso per gestione ordinaria (canone annuo), compensi per attività straordinarie o a progetto (ad esempio gestione lavori straordinari), rimborsi spese e condizioni economiche accessorie (IVA, eventuali ritenute, modalità di fatturazione, scadenze, interessi di mora, ecc.). L’analiticità non impone una micro scomposizione infinita, ma deve rendere comprensibile dove finisce l’ordinario e dove iniziano gli extra, evitando la classica zona grigia che genera conflitto. Il “compenso ordinario” dovrebbe coprire l’insieme delle attività tipiche e ricorrenti dell’amministratore: gestione contabile e registri, predisposizione preventivo e consuntivo, riparti, incasso rate e pagamenti fornitori, gestione dei contratti ordinari (pulizie, ascensore, manutenzione caldaia, assicurazione), adempimenti fiscali routinari collegati ai fornitori (ritenute, certificazioni, F24), convocazione e tenuta dell’assemblea ordinaria, conservazione documentale e accesso agli atti per i condomini. È utile che il preventivo dica esplicitamente se nel canone sono comprese, per esempio, una o più assemblee straordinarie “di cortesia” all’anno, la gestione dei sinistri assicurativi ordinari, un certo numero di solleciti bonari ai morosi, oppure se queste attività sono tariffate a parte. La chiarezza sul perimetro dell’ordinario è la principale misura di prevenzione delle contestazioni. Per compenso straordinario non si intende “qualsiasi cosa non mi va di fare nel canone”: si intende attività non ricorrente, di particolare impegno o legata a eventi e lavori non ordinari (rifacimento facciata, cappotto, tetto, impianti, contenziosi strutturati, pratiche edilizie, gestione di appalti, assemblee numerose e ravvicinate per lavori, ecc.). Qui il preventivo deve stabilire una regola chiara: compenso a percentuale sull’importo lavori, compenso a forfait per fasi, tariffa oraria, o combinazioni. Ogni formula ha rischi: la percentuale è semplice ma va precisata sulla base imponibile (lavori al netto/compreso IVA? solo lavori o anche spese tecniche? inclusi oneri sicurezza?), la tariffa oraria richiede tracciamento e rendicontazione dell’attività, il forfait richiede delimitazione puntuale delle prestazioni incluse. Dal punto di vista legale, è prudente che lo “straordinario” sia approvato dall’assemblea insieme alla decisione sui lavori o sull’attività specifica, con importo o criterio determinato e non “a consuntivo” senza regole, altrimenti l’amministratore espone sé stesso a contestazioni e il condominio a incertezze di spesa.

Un preventivo ben fatto distingue tra compenso e spese vive. Le spese vive tipiche sono: costi di cancelleria e stampa (se non inclusi), spese postali, visure, diritti camerali, marche da bollo, notifiche, contributi unificati anticipati, eventuali costi di piattaforme digitali o software, costi per PEC e firma digitale (se ribaltati), spese bancarie se imputate come costi condominiali. La regola sana è: o sono incluse nel canone (con un limite ragionevole), oppure sono rimborsate a piè di lista con giustificativi; evitare formule vaghe (“spese generali 10%”) perché sono terreno fertile di contestazione.

Il preventivo dovrebbe chiarire se gli importi indicati sono oltre IVA o IVA inclusa e con quale aliquota si intende operare. Inoltre, quando l’amministratore è un professionista o una società che emette fattura, la gestione dei pagamenti deve tenere conto degli adempimenti fiscali del condominio come sostituto d’imposta per alcune prestazioni rese da lavoratori autonomi/fornitori. Non serve “fare il fiscalista” nel preventivo, ma è utile indicare chiaramente: periodicità di fatturazione (mensile/trimestrale/annuale), scadenze, modalità di pagamento e conseguenze del ritardo. Questo riduce contestazioni sul “quando” il compenso è esigibile, soprattutto se l’incarico termina prima della fine dell’anno.

L’amministratore dura in carica un anno e si intende rinnovato salvo revoca o dimissioni; proprio per questo la legge pretende che il compenso sia indicato analiticamente anche al rinnovo. Nel preventivo è prudente inserire una clausola di coerenza: “il compenso si intende valido per l’annualità ______; per il rinnovo verrà riproposto/aggiornato e sottoposto all’assemblea”. Se si prevede un adeguamento (per esempio indicizzazione), va scritto in modo chiaro e verificabile, perché l’adeguamento automatico senza passaggio assembleare può essere contestato come non conforme allo spirito della specificazione analitica “al rinnovo”. Nella prassi migliore, l’assemblea approva ogni anno (o conferma) il compenso insieme ai documenti di gestione.

Uno dei punti più conflittuali è il compenso in caso di cessazione anticipata. Se l’amministratore viene revocato o si dimette, la regola di buona tenuta contrattuale è prevedere un criterio pro-rata temporis per il canone annuo (salvo casi di revoca per gravi irregolarità, dove il tema può diventare contenzioso). È molto rischioso inserire penali rigide o “indennità di uscita” automatiche: possono essere percepite come vessatorie e alimentare impugnazioni e contenziosi. Più difendibile è prevedere che restino dovuti solo i compensi maturati fino alla data di cessazione e gli eventuali extra già deliberati e svolti, con consegna immediata della documentazione e chiusura delle partite aperte.

Dal lato condominiale, la valutazione non dovrebbe basarsi solo sul “prezzo più basso”. Un preventivo serio esplicita: numero di assemblee incluse, tempi di risposta, modalità di accesso documentale, gestione morosità (solleciti, ingiunzioni), presenza di struttura di supporto (se studio associato), strumenti informatici e qualità della reportistica. Legalmente, però, la cosa più importante è verbalizzare bene: il verbale dovrebbe riportare l’importo del compenso, l’eventuale IVA, la durata, e soprattutto richiamare che il compenso è stato esposto “analiticamente” e che l’assemblea lo approva contestualmente alla nomina/rinnovo. Se esistono extra (lavori straordinari, contenziosi), è preferibile deliberarli con importo o criterio già determinato.

I principali errori che creano vulnerabilità legale sono: importi non chiari (IVA inclusa/non inclusa), perimetro dell’ordinario indefinito, clausole extra vaghe (“tutto ciò che non è ordinario si paga a parte”), tariffe straordinarie senza base di calcolo, rimborsi spese senza giustificativi o a percentuale forfettaria, previsione di trattenute automatiche su cassa senza delibera, mancanza di collegamento tra preventivo e delibera (preventivo non allegato o non richiamato), aggiornamenti del compenso senza passaggio assembleare. Queste criticità non sono solo “brutte pratiche”: spesso diventano l’innesco di contestazioni di mala gestio e, nei casi più seri, di revoca e azioni di responsabilità.

Esempio Preventivo Amministratore Condominio

Oggetto: Preventivo di compenso per l’amministrazione del Condominio __________________________ sito in __________________________, via/piazza __________________________ n. __________________________

Facendo seguito alla Vostra richiesta, il/la sottoscritto/a __________________________, nato/a a __________________________ il __________________________, C.F. __________________________, con studio in __________________________, via/piazza __________________________ n. __________________________, tel. __________________________, PEC __________________________, dichiara:

di essere in possesso dei requisiti previsti dalla normativa vigente per l’esercizio dell’attività di amministratore di condominio, ivi compresi gli adempimenti formativi obbligatori;
di essere titolare di polizza di responsabilità civile professionale n. __________________________, Compagnia __________________________, massimale € __________________________, con validità dal __________________________ al __________________________;
di operare con gestione contabile tracciabile mediante conto corrente intestato al Condominio e con tenuta dei registri obbligatori anche in modalità informatizzata, con accesso documentale secondo legge.

Il presente preventivo è formulato per l’annualità gestionale __________________________ (dal __________________________ al __________________________), salvo diverso periodo deliberato dall’assemblea, ed è predisposto affinché l’assemblea possa deliberare la nomina e il compenso in forma analitica.

1) COMPENSO PER GESTIONE ORDINARIA (CANONE ANNUO)

Compenso annuo per gestione ordinaria: € __________________________ (oltre IVA e oneri di legge, se dovuti)
Modalità di fatturazione/pagamento: __________________________ (es. trimestrale anticipata/posticipata; scadenze __________________________)

Il compenso per la gestione ordinaria comprende le seguenti attività, rese nell’ambito dell’amministrazione corrente del Condominio:

esecuzione delle delibere assembleari e gestione delle attività conseguenti;
riscossione delle quote condominiali e gestione della contabilità ordinaria, con registrazione dei movimenti nei termini di legge;
emissione e invio dei riparti e dei piani rateali; gestione solleciti bonari a morosi (n. ______ solleciti/anno inclusi);
gestione dei rapporti con i fornitori e predisposizione/gestione dei contratti di manutenzione ordinaria;
gestione dei rapporti con i condomini (informazioni, richieste, accesso documentale) secondo modalità e tempi indicati al punto 6;
predisposizione del bilancio preventivo, del rendiconto consuntivo e della documentazione contabile annuale (registro contabilità, riepilogo, nota esplicativa), con convocazione dell’assemblea per l’approvazione nei termini di legge;
convocazione e tenuta di n. ______ assemblea ordinaria annuale e redazione del relativo verbale;
tenuta e aggiornamento dei registri obbligatori: anagrafe condominiale, registro dei verbali, registro di contabilità;
conservazione e tenuta dell’archivio documentale del Condominio, anche digitale, con disponibilità dei documenti giustificativi;
disciplina dell’uso delle parti comuni e compimento degli atti conservativi urgenti;
rappresentanza legale del Condominio nei limiti delle attribuzioni dell’amministratore e gestione delle comunicazioni ordinarie con Pubbliche Amministrazioni;
gestione sinistri assicurativi ordinari (apertura pratica, interlocuzione con periti/compagnia, raccolta documenti) fino a n. ______ sinistri/anno;
ripartizione spese tra proprietario e conduttore ove documentata e sulla base delle tabelle/accordi applicabili (gestione anagrafica e invio rendicontazioni dedicate se richiesto: __________________________).

Note operative incluse:
– accesso documentale: su richiesta via __________________________, con evasione entro __________________________ giorni lavorativi (salvi casi complessi);
– ricevimento: __________________________ (giorni/orari) e su appuntamento;
– comunicazioni urgenti: __________________________ (canali e tempi).

2) ADEMPIMENTI FISCALI SPECIFICI (CU/770) – SE APPLICABILI

Qualora, nel corso dell’esercizio, il Condominio rivesta la qualifica di sostituto d’imposta e siano dovuti gli adempimenti relativi a ritenute su compensi/rapporti, si propone:

Redazione e trasmissione Certificazione Unica (CU): € __________________________ (oltre IVA e oneri, se dovuti)
Redazione e trasmissione Modello 770: € __________________________ (oltre IVA e oneri, se dovuti)

(Le tariffe si intendono riferite a n. ______ percipienti; oltre tale numero: € __________________________ per ciascun percipiente aggiuntivo.)

3) RIUNIONI STRAORDINARIE

Per assemblee straordinarie ulteriori rispetto a quelle incluse nel canone ordinario (punto 1):

Compenso per ciascuna assemblea straordinaria: € __________________________ (oltre IVA e oneri, se dovuti)

Sono incluse: convocazione, predisposizione ordine del giorno, gestione deleghe, tenuta riunione, redazione e invio verbale.

4) GESTIONE ATTIVITÀ STRAORDINARIE (LAVORI E PRATICHE)

Per attività straordinarie connesse a lavori, interventi, appalti, pratiche complesse o procedure non ricomprese nella gestione ordinaria (a titolo esemplificativo: lavori straordinari, gestione SAL, raccolta preventivi e comparazione, gestione capitolati/contratti, coordinamento con DL/CSE, contabilità straordinaria dedicata, pratiche per contributi o rimborsi), si propone:

Compenso: ______% sull’importo complessivo dei lavori __________________________ (specificare base di calcolo: ☐ imponibile ☐ imponibile + IVA ☐ solo lavori ☐ lavori + spese tecniche)
oppure (se deliberato dall’assemblea) forfait: € __________________________ / tariffa oraria: € __________________________/ora.

Il criterio definitivo e l’eventuale misura del compenso straordinario saranno oggetto di specifica delibera assembleare in occasione dell’approvazione dei lavori e/o dell’incarico.

5) SPESE E COSTI ESCLUSI (RIMBORSI)

Sono escluse dal presente preventivo e restano a carico del Condominio, salvo diversa delibera:

spese vive documentate: cancelleria, stampe, fotocopie, raccomandate, notifiche, visure, marche da bollo, diritti, spese di piattaforme/servizi esterni richiesti dal Condominio;
spese legali, contributo unificato e oneri di procedura in caso di contenzioso;
compensi a professionisti esterni (tecnici, legali, fiscali, consulenti del lavoro) non ricompresi nel canone;
costi bancari del conto condominiale e oneri di incasso/pagamento applicati dall’istituto.

I rimborsi di spese vive saranno richiesti a piè di lista con allegazione dei relativi giustificativi, salvo eventuale forfait preventivamente deliberato dall’assemblea pari a € __________________________/anno.

6) CONDIZIONI GENERALI E PRECISAZIONI

Il compenso si intende riferito al Condominio composto da n. ______ unità immobiliari, n. ______ scale, n. ______ impianti principali (ascensore: ☐ sì ☐ no; riscaldamento centralizzato: ☐ sì ☐ no; altri impianti: __________________________). Eventuali variazioni significative della complessità gestionale potranno comportare revisione del compenso, da sottoporre a delibera assembleare.
Il presente preventivo ha validità fino al __________________________ e si intende accettato solo a seguito di delibera assembleare di nomina e approvazione del compenso.
In caso di cessazione anticipata dell’incarico, il compenso ordinario maturerà pro-rata temporis fino alla data di cessazione, salvo diverso accordo o diversa determinazione assembleare e fatti salvi i casi di contestazione per gravi irregolarità.
Ogni attività extra non espressamente ricompresa nel canone ordinario sarà preventivamente sottoposta all’assemblea per approvazione, salvo urgenze.

Resto a disposizione per un incontro di presentazione e per fornire eventuale documentazione integrativa (curriculum, attestazioni formative, estremi polizza, referenze, modalità operative e strumenti di gestione).

Distinti saluti.

Luogo __________________________
Data __________________________

Firma __________________________
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