In questa pagina è possibile trovare una guida sul passaggio di consegne amministratore di condominio con un fac simile di verbale di passaggio di consegne da scaricare.
Indice
Passaggio di Consegne dell’Amministratore
Chi abita all’interno di un condominio si domanda spesso come si esegue il passaggio di consegne all’amministratore. Bisogna infatti capire chi dovrà occuparsi del deposito dei registri nel momento in cui il nuovo amministratore non viene nominato.
Per prima cosa è bene aver ben chiaro in cosa consiste il passaggio di consegne, fase delicata in cui l’amministratore uscente dovrà materialmente consegnare la documentazione per permettere la gestione condominiale al professionista eletto. Diversamente sarà davvero difficile, se non addirittura impossibile, potere svolgere le necessarie mansioni nell’interesse dei condomini.
La nomina di un nuovo amministratore all’interno del condominio genera tutta una serie di criticità, fra cui il passaggio di consegne, ovvero l’avvicendamento tra il vecchio e il professionista che viene regolarmente nominato dall’assemblea.
Il passaggio tra il precedente e il nuovo amministratore comporta la consegna dei documenti necessari per poter svolgere l’incarico, ovvero la gestione del condominio. Nello specifico, bisognerà depositare atti che sono in possesso del professionista uscente, come i bilanci annuali, i registri, gli estratti conto, le rubriche con i dati dei singoli condomini e molto altro.
Bisogna poi ricordare che il precedente amministratore sarà tenuto a stilare un rendiconto della gestione, cioè il riepilogo sintetico delle attività svolte e di quelle che ancora sono pendenti. Attraverso questo documento si potranno facilmente appurare eventuali ammanchi di cassa, dunque se sussistono o meno gli estremi del reato di appropriazione indebita.
Una volta chiarito in cosa consiste il passaggio delle consegne, è fondamentale specificare come avviene materialmente il deposito della documentazione, quali sono i requisiti da rispettare e quello che la normativa di settore statuisce a riguardo.
Attraverso il regolare passaggio delle consegne non si fa altro che escludere qualsiasi ipotesi di confusione e di responsabilità amministrativa, perché il verbale che sarà sottoscritto attesta l’avvenuto adempimento del trasferimento degli atti.
Alla luce di quanto specificato fino a questo momento, l’amministratore uscente è chiamato a consegnare al nuovo professionista, o al soggetto che gli viene indicato, i documenti che permettono di svolgere la gestione del condominio. Più nel dettaglio, dovrà raccogliere alcuni atti importanti, come ad esempio quelli che riguardano l’anagrafe condominiale, le fatture, i bilanci, gli estratti conto e così via.
Com’è facile intuire il passaggio delle consegne non si risolve soltanto in un atto formale di sostituzione dell’amministratore, a seguito della delibera dell’assemblea condominiale, ma è anche un’operazione materiale. Depositando i documenti, infatti, il professionista uscente metterà il sostituto in condizioni di poter lavorare nel rispetto della legge, quindi di operare e di compiere attività nell’interesse del condominio.
Del resto è proprio quando si entra in possesso dei documenti condominiali che il nuovo professionista assume pieni poteri di gestione. Diversamente non potrebbe compiere numerose azioni tenuto conto della situazione in cui versa lo stabile.
Il momento del passaggio delle consegne si concretizza nella redazione di una lista con tutti gli atti condominiali detenuti dall’amministratore sostituito che dovranno arrivare al subentrante. Oltre al libro dei verbali, è necessario consegnare il regolamento condominiale, le tabelle millesimali, il codice fiscale del condominio, la polizza assicurativa, la conformità degli impianti, i contratti di manutenzione, di appalto e di locazione.
Fanno parte dei documenti da depositare le fatture, le quietanze di pagamento, i certificati fiscali, la corrispondenza, le copie che riguardano le azioni giudiziarie, i versamenti INAIL, INPS, le buste paga e la chiusura cassa. Oggetto di consegna sono infine il timbro e le chiavi del condominio.
L’affidamento di tutto il cartaceo dovrà essere adeguatamente formalizzato, quindi non potrà avvenire solo brevi mano, ma occorre la redazione e la successiva sottoscrizione di un apposito verbale. Il soggetto uscente e quello entrante, pertanto, saranno chiamati a opporre la firma sul verbale, quale prova di avvenuta ricezione di tutta la documentazione per la gestione condominiale.
Per quanto poi riguardi i tempi di consegna che bisogna rispettare, sul punto il nostro codice civile non specifica alcun termine perentorio, ma in linea generale nella prassi il tutto dovrà avvenire entro 30 giorni dall’avvenuta nomina del nuovo amministratore.
Quando poi la documentazione è abbastanza copiosa è possibile stabilire il deposito in più date. I termini e le modalità di consegna potranno essere meglio chiariti nel verbale di consegna. In genere fino a 2 mesi può essere considerato un lasso di tempo tollerabile.
In diverse occasioni la Corte Costituzionale ha evidenziato che il precedente amministratore deve farsi parte diligente, quindi recarsi attivamente presso il nuovo professionista per consegnare la documentazione che consente la gestione condominiale. Non dovrà quindi pretendere alcun rimborso, chiedere somme o presentare una parcella aggiuntiva.
In tante pronunce è stato inoltre precisato che l’amministratore uscente non dovrà limitarsi a mettere a disposizione le carte presso il proprio studio, ma dovrà selezionare con cura i documenti e consegnarli al sostituto in tempi quanto più possibile rapidi.
Il vecchio amministratore viene considerato dalla legge come il detentore della cosa altrui, per questo non dovrà perdere tempo nell’effettuare il deposito, visto che un comportamento del genere potrebbe comportare un grave pregiudizio per il futuro della gestione condominiale.
Al fine di evitare ogni incomprensione è poi fondamentale stilare un accordo scritto, all’interno del quale indicare tutti i documenti che verranno consegnati o i gruppi di atti che verranno scambiati fra i due amministratori.
Il verbale dovrà indicare non solo i nominativi dei professionisti, ma in maniera dettagliata ciò che viene depositato, ovvero
-il libro dei verbali e delle assemblee
-il regolamento condominiale
-le tabelle millesimali
-il codice fiscale del condominio
-gli estratti conto e la documentazione bancaria
-l’anagrafe dei condomini
-la polizza assicurativa
-il certificato di prevenzione incendi
-la conformità degli impianti
-i contratti di appalto, di affitto e di manutenzione
-la corrispondenza
-il timbro del condominio
-le chiavi d’ingresso dello stabile, nonché quelle del lastrico solare, dei magazzini, dei ripostigli e di altri parti comuni
-i documenti inerenti eventuali giudizi in corso
-i versamenti INPS, INAIL e le buste paga
-i documenti di chiusura cassa.
Il verbale verrà poi sottoscritto da entrambi i soggetti, uscente ed entrante, ed è sempre meglio indicare la dicitura salvo verifica contabile dei documenti al fine di evitare contenziosi e poter risolvere ogni eventuale criticità in maniera bonaria.
Un occhio di riguardo merita poi la chiusura cassa, allo scopo di controllare con esattezza i versamenti già eseguiti e quelli ancora pendenti. Si precisa inoltre che la sottoscrizione del verbale da parte del nuovo amministratore non comporta un esonero di responsabilità a carico del precedente professionista, né il riconoscimento di crediti in suo favore.
Una volta cessato l’incarico entrerà poi in vigore e a pieno titolo la normativa sulla privacy, perché l’amministratore mandatario non sarà più in carica e pertanto verrà considerato come un qualsiasi terzo estraneo.
L’amministratore uscente è tenuto a depositare la documentazione condominiale al nuovo sostituto. Qualora quest’ultimo dovesse mancare, ogni condomini potrà richiedere la consegna. Questo vuol dire che anche se il codice civile, a norma dell’articolo 1129, comma 1, impone la restituzione dei documenti relativi alla gestione del condominio al nuovo professionista nominato dall’assemblea, non è escluso che il diritto dei condomini di chiedere il deposito.
Il nostro codice civile, a seguito della riforma avvenuta con la legge n. 220 del 2012, prescrive l’obbligo dell’amministratore cessato dall’incarico di consegnare tutti gli atti in suo possesso che riguardano la gestione dello stabile condominiale e quindi anche di rendere conto del suo operato. Il professionista detiene gli atti solo in veste di mandatario.
Alla scadenza del mandato, di conseguenza, dovrà restituire i documenti in suo possesso anche qualora il singolo condomino ne faccia espressa richiesta, vista l’avvenuta cessazione dell’incarico.
Cosa succede quando il passaggio delle consegne non avviene e il vecchio amministratore omette la restituzione della documentazione condominiale? Anche quando non viene consegnata una parte degli atti il condominio, in persona del nuovo sostituto voluto dall’assemblea, potrà agire in giudizio contro il predecessore anche con un’azione in via d’urgenza.
Il giudice in questo caso potrà ordinare l’immediata restituzione della documentazione inerente la gestione condominiale e accogliere l’eventuale richiesta di risarcimento dei danni.
Si precisa inoltre che l’amministratore uscente non vanta alcun diritto nel trattenere le somme che sono di proprietà del condominio e questa regola generale vale anche in caso di liquidazione di arretrati o compensi.
A seguito dell’avvenuto passaggio delle consegne, il nuovo amministratore dovrà controllare l’operato del suo predecessore, nonché provvedere all’inoltro della certificazione del modello 770 e alla comunicazione presso l’Anagrafe Tributaria per formalizzare il subentro.
Potrebbe inoltre capitare che parte della documentazione sia mancate, per questo è bene portare l’argomento alla prima assemblea, anche al fine di far decidere ai singoli condomini come reperire gli atti necessari.
Le anticipazioni dell’amministratore uscente non vanno corrisposte fino all’approvazione dell’assemblea e alla chiusura del bilancio da parte del vecchio professionista.
Il nuovo amministratore potrà poi organizzare la documentazione ricevuta in base alle specifiche esigenze e quindi secondo la propria organizzazione di lavoro. Volendo potrà anche dotarsi di un software specifico per ottimizzare la gestione condominiale e ridurre il rischio di errori durante i conteggi. All’interno del programma potrà poi inserire i dati anagrafici dei condomini, la contabilità che riguarda le gestioni ancora aperte, ma cercando sempre di differenziare in modo opportuno il precedente archivio con quello vecchio.
Le cartelle pertanto dovranno essere ripartite in base all’anno di riferimento e in modo cronologico, per evitare ogni possibile commistione fra dati. Le fatture da pagare, invece, vanno evidenziate al fine di non pagare more per ritardi. In buona sostanza, quindi, il nuovo archivio si dovrà custodire cercando di mantenere il massimo ordine.
Esempio di Verbale Passaggio di Consegne Amministratore di Condominio
Di seguito è possibile trovare un esempio di lettera di passaggio di consegne amministratore.
Verbale di passaggio delle consegne tra amministratore uscente ed entrante del Condominio _________________________
Premesso che l’Assemblea dei condomini del Condominio ____________ sito in ____________ alla Via _________________, con delibera n.___________ del _________ ha proceduto alla nomina del nuovo Amministratore nella persona del sig./sig.ra ___________________, il giorno alle ore , presso ______________ (ufficio, abitazione, etc.) di ______ , tra , amministratore uscente e , amministratore entrante, nelle loro rispettive qualità si sono incontrati per procedere al passaggio di consegne della documentazione ed in generale delle cose di proprietà o comunque riferibili al condominio.
Al nuovo amministratore sono stati trasmessi i seguenti registri e documenti:
Documenti generali
•Libro dei verbali (con il verbale di nomina del nuovo Amministratore);
•Regolamento condominiale e relative tabelle millesimali;
•Codice Fiscale del Condominio;
•Polizza assicurativa globale del fabbricato;
•Certificato di Prevenzione Incendi (oppure nulla osta provvisorio con tutta la documentazione relativa alla prevenzione);
•Dichiarazione di conformità degli impianti;
•Copia della concessione edilizia, eventuali varianti, contabilità, abitabilità, agibilità;
•Libretto ascensore;
•Identificazione del conto corrente con estratto conto alla data
•Elenco assegni bancari o postali non utilizzati;
•Contratti Pulizie, Ascensori,Caldaia, Giardinaggio etc…;
•Contratti di fornitura gas, acqua, energia(e);
•Contratto d’appalto lavori straordinari (se in corso);
•Contratto portierato (se esistente) e relativo disciplinare;
•Libro paga, matricola, registro infortuni;
•Documentazione INPS, INAIL compreso archivi;
•Elenco anagrafico proprietari;
•Atti del Condominio;
•Chiavi di tutto il complesso;
Documenti contabili
1.Il Conto economico consuntivo
2.Il rendiconto consuntivo da cui si desume il saldo contabile degli amministrati
3.Il saldo di Banca e cassa
4.La consistenza di eventuali fondi di accantonamento
5.La situazione di cessati pregressi ( il cui saldo è diverso da zero)
6.Il saldo contabile di fornitori
7.L’elenco delle ritenute versate e da versare (modello F24)
8.Preventivi e piano rate approvati
9.I versamenti effettuati dopo la chiusura del bilancio consuntivo
10.Lo stato patrimoniale
11.Bilanci pregressi dall’anno ………………… all’anno …………..
12.Prima nota contabile e giustificativi
13.Giustificativi in elenco di prima nota;
14.Modelli 770
15.Modelli F24
L’amministratore uscente dichiara di vantare un credito nei confronti del condominio pari ad €, come da verbale di assemblea del ________ di approvazione del rendiconto.
L’amministratore subentrante, nel prendere atto della dichiarazione del suo predecessore, si riserva di verificare la situazione contabile non appena in possesso di tutta la documentazione necessaria
Luogo e data
_______________
Firme
Amministratore uscente
____________________
Amministratore subentrante
Modello Verbale Passaggio di Consegne Amministratore di Condominio
Di seguito è possibile trovare il fac simile passaggio di consegne amministratore di condominio in formato Word da scaricare. Il documento può poi essere aperto e modificato inserendo i dati mancanti.
