Negli ultimi anni è emersa la necessità di implementare i mezzi di comunicazione digitale per favorire gli incontri istituzionali o le riunioni previste dalla legge in modo obbligatorio, come per esempio, l’assemblea di condominio.
In questa direzione, la legge numero 126 del 2020 ha introdotto l’opportunità di organizzare un’assemblea di condominio sotto forma di videoconferenza nell’ambito delle riforme per lo svolgimento regolare delle attività, come la scuola o il lavoro eseguibile in smart working. Si tratta di una norma di grande importanza, basti pensare a tutte le occasioni in cui viene indetta un’assemblea ma molti dei soggetti coinvolti non sono in grado di partecipare perché fuori sede per motivi di lavoro, di vacanza o per altre ragioni che riguardano sia l’amministratore che gli stessi condomini. In questo modo tutti i soggetti invitati hanno la possibilità di partecipare ed esprimere la propria opinione, limitando anche l’uso della delega.
Ma quali sono le modalità di svolgimento e di convocazione di un’assemblea online? Come esprimere il proprio voto in modo elettronico e in che forma avviene la verbalizzazione? Per fugare ogni dubbio sulla validità dell’assemblea di condominio in videoconferenza, vi proponiamo questa utile guida che vi indicherà passo dopo passo, tutte le formalità da rispettare.
Indice
Come fare l’assemblea di condominio in videoconferenza
Definita da alcuni teleassemblea, l’assemblea condominiale online rappresenta una valida alternativa alla classica riunione in presenza che garantisce la partecipazione di coloro che avrebbero concrete difficoltà a raggiungere la sede della riunione. Offre, inoltre, opportunità interessanti per l’amministratore, come quella di impedire che i condomini più litigiosi parlino attivando il silenziatore presente nei programmi. Per farlo, infatti, è sufficiente bloccare il loro microfono aprendo l’audio solo quando devono effettivamente intervenire. In questo modo la riunione si svolge in modo più sereno, ordinato e nel rispetto delle opinioni di tutti.
Ciononostante, per rendere questo tipo di assemblea valida occorre rispettare delle forme precise sia per la convocazione, sia per la partecipazione di condomini e relativi delegati, che, infine per la fase di documentazione della discussione e decisione finale.
Quando la legge 126/2020 è stata introdotta, convertendo il decreto legge 104/2020, il Parlamento ha finalmente approvato la modifica dell’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile in materia di assemblee di condominio, prevedendo il comma 6, che prima non esisteva. Tale disposizione ha subito successivamente un’ulteriore modifica con il decreto legge 125 del 2020, completando il quadro normativo.
Grazie a questa serie di riforme, il legislatore ha dato la possibilità di svolgere la riunione di condominio in forma di videoconferenza anche quando tale modalità non sia espressamente prevista dal regolamento di condominio, previo consenso della maggioranza dei condomini.
Si evince un chiaro monito del legislatore a voler superare vecchi schemi regolamentari a favore di una disciplina più fluida e rispettosa delle esigenze moderne.
La maggioranza per la convocazione della videoconferenza
Nonostante sia espresso, il criterio della maggioranza dei condomini non è molto chiaro, e fa nascere un dubbio interpretativo sul calcolo in base al numero dei partecipanti o delle quote. Il criterio della maggioranza per teste, che segue il tenore letterario della norma, sembra il più accreditabile perché è anche il più semplice da seguire. Nel caso di conteggio delle quote millesimali, infatti, il calcolo risulterebbe più lungo e complesso.
Sciolto questo primo nodo, è importante stabilire se questa modalità di svolgimento della riunione è consentita solo per le assemblee annuali organizzate per approvare il bilancio, per la revoca, conferma e nomina dell’amministratore o anche per le assemblee straordinarie. L’interpretazione prevalente, accreditata anche dalla dottrina, ritiene che la modalità virtuale è ammessa per ogni tipologia di assemblea, senza considerare l’ordine del giorno o l’importanza delle decisioni da prendere. Ciò che conta, ai fini della validità della convocazione, è che l’avviso venga comunicato almeno cinque giorni prima del giorno fissato per l’incontro, indicando in modo espresso che l’assemblea si svolgerà in modo telematico.
A tal fine, l’amministratore dovrà precisare l’indirizzo internet relativo alla piattaforma impiegata, le modalità di accesso e quelle con cui ci si potrà collegare, condividendo le password e le credenziali che occorrono con le relative istruzioni. In questo modo si darà la possibilità a tutti i condomini di partecipare, anche a coloro che non hanno grande dimestichezza con il mondo digitale.
È importante sottolineare che l’avviso di convocazione deve essere inviato con lettera raccomandata, mediante posta elettronica certificata, con consegna a mano o, infine, via fax, anche se quest’ultima modalità è in disuso. I requisiti della convocazione in videoconferenza sono gli stessi della convocazione ordinaria, con l’unica precisazione che si terrà in modalità video.
Il consenso dei condomini per l’assemblea in videoconferenza
Il consenso dei condomini a svolgere l’assemblea con una videoconferenza può essere riferito alla singola riunione, e in questo caso l’amministratore dovrà munirsi del consenso in occasione della stessa convocazione. Se invece si mira a ottenere un’autorizzazione generale, valida anche per le assemblee future, l’amministratore dovrà procurarsi del consenso dei condomini prima della fissazione della data di convocazione.
In entrambe le ipotesi, è necessario documentare il consenso espresso in forma scritta, per evitare ogni tipo di contestazione. Infatti, uno dei requisiti essenziali per la validità dell’assemblea svolta in videoconferenza resta sempre la maggioranza dei condomini.
Basti pensare che quando la convocazione dell’assemblea, in qualsiasi forma, risulta tardiva, incompleta o omessa, perché qualcuno degli aventi diritti è stato dimenticato in modo accidentale, le delibera ottenuta a fine riunione sarà annullabile su istanza del condomino assente o dissenziente, motivando l’istanza con la mancanza di convocazione rituale.
Il regolamento condominiale e l’assemblea in videoconferenza
Solo i regolamenti di condominio più recenti contengono la possibilità di svolgere la teleassemblea, poiché la maggior parte dei regolamenti sono stati approvati prima della riforma. In quest’ultimo caso la modalità di acquisizione del consenso e della preventiva convocazione resta quella classica, con la previsione espressa che l’assemblea si terrà in forma virtuale. Una possibilità ammessa dalla legge che prevede in modo esplicito lo svolgimento in videoconferenza anche quando il regolamento condominiale non lo preveda in modo chiaro.
Quando l’amministratore o gli stessi condomini ne fanno richiesta, possono procedere alla modifica del regolamento di condominio. In questa ipotesi, però, il regolamento non derogherà alle disposizioni normative in materia di convocazione e svolgimento dell’assemblea. Questo significa che la modifica non potrà avere ad oggetto il quorum dei consensi, che è necessario per svolgere le assemblee in modalità virtuale.
Ciononostante, la modifica può prevedere l’introduzione di una clausola che stabilisce la possibilità di convocare, gestire e svolgere le assemblee in modo telematico, specificando le modalità da seguire. In questo modo l’amministratore pro tempore, nell’interesse anche dei suoi successori, eviterà di chiedere il consenso espresso dei condomini ogni volta che intende svolgere la riunione a distanza.
Come si svolge l’assemblea in videoconferenza
Una volta ottenuti i consensi della maggioranza, fissato il giorno e l’ora e le modalità di svolgimento della riunione online, l’amministratore deve occuparsi di constatarne il corretto funzionamento grazie alla figura del presidente, verificare il numero esatto dei presenti e dichiararne la regolare costituzione per rendere valida l’assemblea.
Non bisogna dimenticare che bisogna raggiungere sempre il quorum costitutivo, che ha ad oggetto la maggioranza con due terzi dei millesimi complessivi dei partecipanti in prima convocazione, e un terzo dei partecipanti e del valore totale dell’edificio in seconda convocazione. Per assicurarsi della presenza dei condomini necessari a raggiungere il quorum richiesto dalla legge, l’amministratore dovrà procedere all’appello nominale che si svolgerà a distanza, verificando che ciascun soggetto chiamato sia effettivamente connesso alla piattaforma.
Ovviamente, tale operazione di controllo dovrà essere costante nel corso dell’assemblea, monitorando coloro che si assentano momentaneamente o che abbandonano la seduta prima della sua conclusione. La verifica delle disconnessioni volontarie o involontarie per problemi di connessione diventa determinante per la validità delle decisioni prese, evitando che qualche condomino possa contestare l’unità e la condivisione degli intenti e delle delibere. Basti pensare al caso in cui un condomino sia costretto ad abbandonare la riunione a causa di problemi di connessione con la conseguenza che il suo mancato voto non ha consentito di raggiungere il quorum deliberativo occorrente per la decisione sugli ordini del giorno, trattati e votati da tutti gli altri.
Cosa bisogna fare in questi casi? L’amministratore attento deve sospendere la seduta in attesa che il condomino ripristini il collegamento, ricorrendo ove possibile e necessario ad altri strumenti di collegamento come il telefono. In questo modo il condomino in difficoltà sarà edotto sui temi trattati, sui punti di vista degli altri condomini e potrà dare il suo voto in altra forma. Ovviamente, ogni problema che si verifica durante la riunione, sia di ordine tecnico che decisionale, dovrà essere verbalizzato e messo agli atti.
Cosa si intende per assemblea di condominio svolta in modalità mista
Risulta essere importante sottolineare che l’assemblea condominiale, nonostante si tenga online, deve avere pur sempre un luogo preciso di svolgimento dove si troverà almeno il segretario e il presidente, per facilitare la stesura e la sottoscrizione del verbale. Per venire incontro alle esigenze dei partecipanti, la legge ammette la possibilità di svolgere l’assemblea in modalità mista.
Questo significa che parte dei condomini si riuniranno in presenza in un luogo determinato indicato sulla convocazione, mentre gli altri soggetti vi prenderanno parte in modo virtuale. In entrambi i casi è necessario, ai fini della validità delle deliberazioni, che le modalità in cui si svolge vengano indicate insieme al luogo fisico, alla piattaforma Web utilizzata e a tutti gli altri requisiti richiesti dalla legge.
I compiti del segretario e del presidente durante la videoconferenza
La modalità di svolgimento virtuale dell’assemblea amplia anche i compiti del segretario e del presidente, che in questo caso sono più gravosi. Essi dovranno, infatti, monitorare il corretto funzionamento della piattaforma, il collegamento costante dei partecipanti soprattutto nella fase della votazione.
In particolare, il presidente che dirige la discussione deve essere in grado di togliere o dare la parola a ciascun condomino, garantendo una trattazione equilibrata e serena degli argomenti che sono all’ordine del giorno. Dovrà quindi essere attento a distribuire bene il tempo di ciascun intervento, e questo compito viene facilitato dagli strumenti audio che sono a sua disposizione.
Il segretario, invece, deve redigere il verbale sotto la guida del presidente. Nei casi di teleassemblea è l’amministratore che viene investito generalmente del ruolo di segretario, poiché ha accesso alle attrezzature informatiche, trovandosi nel suo ufficio e avendo otto controllo tuti i partecipanti dell’assemblea.
Come viene gestita l’assemblea in videoconferenza
Come per le assemblee che si svolgono in presenza, anche quelle virtuali ammettono la partecipazione per delega. La disciplina segue le norme dell’assemblea ordinaria, prevedendo il limite secondo il quale ogni delegato non può accumulare più di un quinto del valore delle quote millesimali e dei rappresentanti dei comproprietari, nel caso di condomini con più di venti soggetti partecipanti. Ne discende che l’amministratore non può mai essere delegato, mentre è possibile delegare un estraneo al condominio, come un parente o un avvocato.
Il problema si presenta soprattutto con gli anziani, che non sapendo utilizzare la tecnologia, preferiscono delegare un figlio, un nipote o il proprio avvocato, per evitare di commettere errori o, peggio, votare una delibera senza averne compreso bene il senso.
Al termine dell’assemblea a distanza deve essere redatto il verbale, strumento fondamentale che documenta l’attività svolta durante le riunioni. Dal punto di vista legale, il verbale rappresenta una prova piena della volontà di ciascun condomino che ha preso parte all’assemblea e come si è giunti a quella specifica delibera.
Per tale ragione, deve contenere il nominativo di ciascun partecipante, indicando la presenza di eventuali delegati, del quorum deliberativo e costitutivo, degli interventi posti in essere in fase di discussione, degli argomenti trattati, delle assenze volontarie e involontarie verificatesi durante la riunione.
Nello specifico, i requisiti che deve contenere il verbale di assemblea condominiale sono
-il nominativo di tutti i partecipanti
-il numero dei presenti alla videoconferenza
-l’indicazione del quorum raggiunto sia in fase di costituzione che di deliberazione assembleare
-l’ordine del giorno trattato o i diversi ordini del giorno
-l’intervento dei condomini sulle questioni da trattare
-le partecipazioni all’assemblea in delega
-eventuali assenze sopravvenute per problemi di connessione e le modalità di risoluzione dei problemi.
La sottoscrizione del verbale
Una volta conclusa l’assemblea, il verbale deve essere sottoscritto dal presidente con firma digitale. Parte della dottrina, non accolta da tutti, sostiene che oltre alla firma digitale debba essere apposta anche quella manuale, il documento va poi scansionato e firmato digitalmente per garantire massima sicurezza. La firma va apposta a pena di nullità sul file word poi convertito in pdf, per renderlo non più modificabile.
Il documento verrà poi inviato a tutti i condomini, ai presenti e agli assenti, affinché tutti vengano a conoscenza dei temi trattati e delle decisioni prese. L’invio del file deve avvenire nella stessa forma in cui sono stati convocati per partecipare all’assemblea, e cioè tramite raccomandata, via PEC, con consegna a mano o via fax.
Si tratta di un adempimento importante perché consente ai condomini di impugnare le delibera entro i 30 giorni che seguono il suo ricevimento, mentre l’originale deve essere conservato nell’apposito registro dei verbali. Questo significa che la data di ricezione è essenziale per il calcolo della decorrenza dei termini e l’eventuale impugnazione.
