In questa pagina è possibile trovare una guida su come scrivere un reclamo all’amministratore di condominio con un fac simile di lettera di reclamo all’amministratore di condominio da scaricare.
Indice
Passaggio di Consegne dell’Amministratore
Cosa bisogna fare quando non si è d’accordo con l’operato dell’amministratore del condominio? In questi casi bisogna inoltrare una lettera di reclamo contenente le ragioni e il proprio parere, rispettando una determinata forma e una certa formalità.
Come noto, il legale rappresentante dello stabile condominiale è proprio l’amministratore, il quale agisce nell’ambito di un rapporto contrattuale riconducibile, a parere della giurisprudenza e della dottrina maggioritaria, nel contratto di mandato.
Più nello specifico, i poteri dell’amministratore non si basano solo sulla legge, ma anche su ciò che viene disposto dal regolamento condominiale e dalle deliberazioni dell’assemblea.
A questo riguardo si pensi alle somme dovute da un condomino moroso, all’azione giudiziaria approvata dall’assemblea e alla possibilità di applicare sanzioni pecuniarie così come previsto dal regolamento.
Contestare i provvedimenti dell’amministratore è possibile ma sul punto è bene fare alcune precisazioni preliminari e capire esattamente come agire nel rispetto della normativa.
Abitare in un condominio significa rispettare tutta una serie di regole ma a volte può capitare che alcune questioni possono divergere dalle proprie idee, ad esempio in caso di riparazioni e interventi che si ritengono non in linea con gli interessi comuni.
In situazioni di questo tipo si può scrivere una lettera di reclamo all’amministratore di condominio, ma prima bisogna avere la certezza, o perlomeno la ragionevole convinzione, che questi abbia messo in atto un comportamento illecito e contrario alla legge.
Bisogna comunque fare presente che laddove le contestazioni siano infondate non si rischia una querela o una calunnia per diffamazione. Quest’ultima infatti scatta soltanto quando si accusa in modo ingiusto una persona di aver commesso un reato dinanzi all’autorità che ha l’obbligo di informare di ciò il giudice, e lo si fa in malafede, ovvero sapendo dell’innocenza. La diffamazione, invece, comporta che la lettera sia quantomeno conosciuta da altre persone oltre al destinatario e al mittente, ovvero che venga resa pubblica.
In tutti i casi sollevare una lamentela nei riguardi dell’amministratore senza che sussistano effettivamente i presupposti di legge implica il sorgere di un certo conflitto fra le parti che sicuramente non agevolerà il quieto vivere all’interno del condominio. Ecco come mai si consiglia sempre di agire con la massima prudenza, specialmente quando la questione implica la soluzione di nozioni tecniche.
Una volta che si è pienamente convinti non rimane che procedere, cioè stilare una lettera che dovrà contenere non solo la descrizione dei fatti, ma anche tutta una serie di dati e formalità.
Per prima cosa occorre stabilire lo strumento con il quale entrare in contatto con l’amministratore e a tal fine la lettera scritta si rivela una scelta adeguata anche perché consente di dimostrare l’avvenuta ricezione. Del resto non avrebbe alcun senso sollevare una contestazione se di questa non dovesse rimanere alcuna traccia ai fini di un eventuale giudizio.
In buona sostanza, quindi, le comunicazioni con efficacia ai fini legali sono la lettera raccomandata con ricevuta di ritorno oppure la pec, cioè la posta elettronica certificata. In alternativa si può ricorrere anche al fax o, nel caso di messaggi brevi, al telegramma.
Il foglio consegnato a mani è ammesso, ma stavolta andrà controfirmato per accettazione, al fine di provare l’effettiva avvenuta consegna al destinatario.
Sono da escludere gli sms e le mail ordinarie proprio perché non offrono alcuna certezza sulla ricezione. In realtà la giurisprudenza si è più volte pronunciata in merito a questi moderni sistemi di comunicazione ritenendoli validi laddove vi sia stata una risposta da parte del destinatario, dalla quale si possa desumere la lettura della contestazione. Insomma, proprio dal tenore della risposta si può ricavare la prova del ricevimento della diffida.
Per ciò che invece riguarda il contenuto della lettera, bisogna essere quanto più chiari e incisivi possibili, per cui è del tutto inutile scrivere contestazioni articolate e lunghe, perché bastano solo poche righe per far valere le proprie ragioni.
Una lettera breve e sintetica consente inoltre all’amministratore di comprendere al meglio il comportamento che di fatto viene contestato e quindi sarà importante riportare anche le norme violate. La specificazione degli articoli di legge, anche se non obbligatoria, si rivela utile per consentire all’amministratore di avere un appiglio normativo al quale poter fare riferimento al fine di improntare una difesa.
Naturalmente il contenuto della lettera di reclamo potrà essere vario, in quanto tutto dipende dalla situazione specifica. Spesso i condomini richiedono la convocazione dell’assemblea, una revisione dei criteri adottati per ripartire le spese del condominio, la riscossione degli oneri a carico dei soggetti morosi, la visione della documentazione condominiale, l’invito a far rispettare il regolamento, la richiesta di un risarcimento danni e molto altro ancora.
Il reclamo potrà inoltre tramutarsi in una vera e propria diffida, per cui si può chiedere la rimozione dell’illecito con l’adozione di un comportamento corretto e di conseguenza andrà specificato un termine entro il quale bisogna adempiere che, secondo quanto previsto dal nostro codice civile, non può essere inferiore a 15 giorni. In ogni caso, secondo quanto previsto dalla giurisprudenza, laddove si tratti di eseguire prestazioni semplici sarà lecito indicare un termine inferiore.
La lettera di reclamo può essere inoltrata direttamente al condominio in persona dell’amministratore. Il condomino potrà fare tutto autonomamente, cioè senza l’assistenza tecnica di un avvocato ma occorre far presente quanto sia determinante un supporto professionale, soprattutto nel momento in cui sorgono disaccordi su questioni tecniche. L’intervento di uno studio legale inoltre spinge l’amministratore a prestare maggiore attenzione alle ragioni avanzate, quindi ad adottare un comportamento ponderato, rispettoso del regolamento e che possa realmente soddisfare gli interessi comuni.
Prima di iniziare a scrivere la lettera di reclamo all’amministratore è necessario valutare la ragione della contestazione, per cui bisogna capire se sono state o meno rispettate tutte le regole. L’amministratore, come spiegato, deve rispettare le norme dei codice civile, quanto previsto dal regolamento condominiale e le deliberazioni dell’assemblea.
La lettera dovrà quindi riportare dei motivi validi e tutto ciò che si vuol portare a conoscenza senza suscitare equivoci o provocare la richiesta di ulteriori chiarimenti. La medesima comunicazione, volendo, si potrà mandare anche agli altri condomini.
Nella maggior parte dei casi si ricorre al reclamo tutte le volte in cui il singolo condomino ritiene necessario portare a conoscenza dell’amministratore una situazione di potenziale rischio per l’incolumità altrui, ad esempio quando un cornicione sta per staccarsi, si è verificata una infiltrazione d’acqua dal tetto, un servizio comune come l’ascensore non funziona ecc. Le contestazioni inoltre vengono spedite all’amministratore per far presente che un’opera di manutenzione ordinaria non è stata eseguita a regola d’arte.
La comunicazione di reclamo si rende pure necessario se l’amministratore non dovesse adempiere agli obblighi di natura fiscale, quindi ad esempio nel caso in cui dovesse attivarsi adeguatamente per riscuotere le quote condominiali. Stesso vale nelle ipotesi di mancata cura nella tenuta del registro dei verbali, di rifiuto del rilascio della documentazione di spesa del condominio e in altri casi similari.
Si ricorda che le attribuzioni dell’amministratore di condominio vengono disciplinate dagli articoli 1129, 1130 e 1131 del codice civile. Descrivere con precisione e in modo sintetico il problema riscontrato è fondamentale per un reclamo davvero efficace e che non possa generare alcun dubbio, ecco perché si raccomanda sempre di allegare alla comunicazione eventuali fotografie, ricevute, rapporti e preventivi a sostegno delle proprie ragioni.
Spedita la lettera, qualora l’amministratore dovesse tardare ad agire, rifiutarsi di adottare una certa condotta o specifiche iniziative, il condominio potrà chiedere la convocazione dell’assemblea, ponendo all’ordine del giorno la revoca del mandato. Si fa presente che la convocazione dell’assemblea straordinaria può essere richiesta rispettando quanto previsto dall’articolo 66, primo comma, disp. att. del codice civile, cioè da almeno due condomini che comunque dovranno rappresentare un sesto dei complessivi millesimi.
A norma dell’articolo 1129 del codice civile, la convocazione dell’assemblea per stabilire la revoca del mandato può essere richiesta anche da un solo condomino quando non siano state commesse gravi irregolarità di natura fiscale oppure in caso di mancato rispetto dell’obbligo di apertura usando il conto corrente del condominio.
Se passati 10 giorni l’amministratore non ha ancora convocato l’assemblea potranno essere gli stessi condomini a provvedere in tal senso e qualora si dovesse ottenere un voto favorevole, con la maggioranza dei presenti che rappresentano la metà del valore dello stabile, sarà possibile predisporre e trasmettere a mezzo lettera raccomandata la lettera di revoca dell’amministratore di condominio.
Nell’ipotesi in cui non sarà possibile trovare un accordo i condomini che promuovono l’iniziativa si possono sempre rivolgersi al Tribunale al fine di ottenere la pronuncia di revoca. L’amministratore che si rende responsabile di gravi inadempienza, per esempio omette l’esecuzione dei lavori urgenti che garantiscono l’altrui incolumità ex articolo 677 del codice penale, potrà essere denunciato dai condomini.
Scrivere una lettera di reclamo all’amministratore vuol dire iniziare dalle indicazioni essenziali, ovvero i dati del mittente con l’indirizzo e quelli degli altri condomini, nel caso in cui la comunicazione venisse mandata anche per conoscenza.
Il reclamo dovrà inoltre contenere la data, l’oggetto e le ragioni della contestazioni, facendo eventualmente riferimento alle norme del codice che si ritengono violate, alla delibera disattesa o del regolamento condominiale. Volendo sarà possibile avanzare chiarimenti, richieste o proporre possibili soluzioni per risolvere il problema.
Stabilire come impostare la lettera è determinante per porre fine al problema riscontrato in maniera bonaria, oltre che in tempi brevi. Quando la contestazione scritta è ben formulata sarà possibile evitare lunghi e dispendiosi giudizi, per questo è bene procedere con la massima attenzione.
La lettera di reclamo potrà essere stilata anche autonomamente, ovvero senza richiedere l’assistenza di un legale specializzato in materia condominiale. Bisogna tuttavia tener presente che quando non si ha alcuna esperienza nel settore o se dovessero sopraggiungere questioni di natura tecnica, è bene affidarsi al supporto di un professionista.
Modello Verbale Passaggio di Consegne Amministratore di Condominio
Di seguito è possibile trovare il fac simile lettera di reclamo all’amministratore di condominio in formato Word da scaricare. Il documento può poi essere aperto e modificato inserendo i dati mancanti.
